Как да изберете правилния шкаф за документи за вашия офис

Видове архивни шкафове за офис използване

Вертикални архивни шкафове: Решения за икономия на пространство

Вертикалните шкафове за документи работят чудесно, когато офис пространството е на премиум, особено в тези малки бизнес среди, където всеки квадратен инч се брои. Идеята на тези устройства е да се движат нагоре, а не навън, така че да се впишат в ъглите или по стените, където традиционните шкафове заемат твърде много място. Повечето от тях не са много широки, което означава, че могат да се плъзнат точно под бюрото или да се вкопчат в неудобната пролука между мебелите, без да губят много съхранение. Добър качество вертикален шкаф ще се справи както с стандартни букви размер хартия, както и по-дълги правни документи, така че няма нужда от множество решения за съхранение. Много модерни версии са оборудвани и с регулируеми рафтове, а някои имат отворени върхове, които позволяват на работниците да вземат бързо това, от което се нуждаят, без да се налага да копаят в слоеве от файлове. Този вид на настройка наистина помага да се поддържат нещата организирани без да се създава бъркотия.

За да разгледате надежден вариант за вертикален шкаф за архивиране, който комбинира достъпна цена с добро качество, помислете за Meet&Co Vertical Filing Cabinet .

Хоризонтални шкафове за архивиране: Максимизиране на капацитета за съхранение

Когато офисите се нуждаят от сериозни решения за съхранение, страничните шкафове за документи се използват с широкия си отпечатък, който дава място на много място за всички тези купчини с документи. Хоризонталното устройство прави намирането на файлове много по-лесно, тъй като всичко е плоско, вместо да принуждава хората да копаят през слоеве папки. Тези шкафове се вписват в повечето офис пространства без да заемат височината на тавана, както правят традиционните вертикални модели. Повечето модели са оборудвани и с ключалки, което е много важно за запазване на поверителните неща в безопасност, като същевременно поддържат този подреден вид, който клиентите очакват да видят в професионална обстановка.

За онези, които търсят латерален шкаф за архивиране, който предлага стил и функционалност, Bush Furniture Латерален шкаф за архивиране струва да се разгледа.

Мобилни и огнеупорни опции за гъвкавост и безопасност

Стойни шкафове за подвижни файлове предлагат гъвкавост за работни места, които се нуждаят от редовни пренастройки. С прикрепени роли, служителите могат да ги плъзнат, когато пространството се нуждае от промяна или когато някои отдели растат или свиват. За сигурността на документите, нищо не може да победи огнеустойчивите складови единици. Тези специални шкафове предпазват важните документи от пламъци и обикновено преминават строги тестове за безопасност, определени от регулаторните органи. Много модели вече съчетават противопожарна защита с водоустойчивост благодарение на модерните методи за изграждане на композитни материали. Когато се разглеждат и двата вида заедно, предприятията са склонни да намират по-добра дългосрочна стойност, като същевременно намаляват потенциалните загуби от злополуки или бедствия, които иначе биха могли да унищожат критичните записи, съхранявани в стандартни метални контейнери.

За мобилен шкаф за архивиране, който комбинира гъвкавост и полезност, разгледайте Hon 2-чекмедже вертикален шкаф за архивиране .

В заключение, изборът на правилния тип шкаф за архивиране е от съществено значение за оптимизирането на организационната стратегия на вашия офис. Като изберете шкаф, подходящ за вашите конкретни нужди, можете да повиите ефективността и да гарантирате сигурността на важните си документи.

Материални съображения: метал срещу дърво

Предимства на металните шкафове за архиви в офис среда

Стоманените шкафове за документи са станали стандартно оборудване в повечето офиси, защото просто не се разграждат като другите материали. Твърдостта им се издържа на всякакви груби обработки в натоварени работни пространства, където хората постоянно извличат файлове и ги връщат обратно през целия ден. Повечето стоманени модели имат и прилични ключалки, плюс тези лъскави покрития, които устоят на драскотини от ежедневната употреба. Това, което наистина има значение е колко дълго ще траят тези неща. Добрият метален шкаф ще служи на офиса десетилетия, без да се налага да се сменя, което в крайна сметка спестява пари. Чистката им е проста работа, обикновено просто изтриване на повърхностите, вместо да се занимават с проблеми с дървесна гниене или проблеми с термити, които са заплаха за дървени алтернативи. Освен това, много производители строят стоманените си шкафове според строги правила за безопасност, така че компаниите, загрижени за защитата на данните и регулаторните изисквания, са склонни да се насочват към тези опции, когато оборудват работното си пространство.

Естетически и функционални приложения на дървени шкафове

Дървените шкафове за архиви добавят определена класа в офис средата, която наистина се откроява в сравнение с модерните стилове на декор. Освен основната им функция, тези парчета всъщност създават по-топла атмосфера в работното пространство. Богатата дървена граница издава вибрация, която може да повдигне настроението в офиса и определено кара клиентите да мислят по-добре за компанията, когато влязат. От функционална гледна точка дървените шкафове са с всякакви устройства за чекмеджета от стандартни размери до специални отделения за документи или припаси. Някои модели дори имат регулируеми рафтове вътре. Хубавото е, че са многостранни и по външен вид. Повечето производители предлагат различни петна, варианти на боя и избор на хардуер, така че предприятията да могат да съвпадат със съществуващите си цветови схеми или идентичност на марката. Добре избран дървен шкаф вече не е просто мебел за съхранение, той става част от това, което определя личността на самия офис.

Определяне на правилния размер и конфигурация

Оценка на офис плана и площта на пода

Много е важно да се запознаете с обстановката на офиса и с това колко място разполагате, когато става въпрос за поставяне на архивни шкафове на правилните места около работното място. Начинът, по който са поставени тези неща, наистина влияе на това колко продуктивни ще останат всички и дали хората ще могат да намерят бързо това, от което се нуждаят. Когато някой погледне къде хората обикновено ходят през офиса и как се върши работата от ден на ден, ще открие по-добри места за тези шкафове, което прави всичко по-гладко и спестява време за търсене на документи. Ако вземете точни мерки преди да купите шкафове, ще избегнете ситуации, в които те заемат твърде много място или оставят неудобни празнини между бюрото и стените. И да не забравяме и за модулните мебели. Тези регулируеми части всъщност помагат офисите да изглеждат по-хубави, като същевременно са функционални, позволявайки на бизнеса да промени подредбата си въз основа на това, което е най-добре за него лично.

Избор между чекмеджета за Letter-size и Legal-size

Избирането на правилния размер на чекмеджето при закупуването на шкафове за документи прави цялата разлика за поддържането на документи правилно организирани в различни офиси. Повечето шкафове са с чекмеджета с размер на букви (около 8,5 на 11 инча) или с нормален размер (около 8,5 на 14 инча). Съответствието на тези размери с това, какъв вид хартия се използва най-често, наистина има значение. Стандартните офисни документи се побират добре в чекмеджета с размер на букви, докато тези по-големи договори и правни документи се нуждаят от допълнителното пространство, осигурено от чекмеджета с размер на законните документи. Няколко по-нови модели шкафове всъщност имат чекмеджета, които могат да бъдат сменени в зависимост от нуждите, което дава на предприятията реална гъвкавост, тъй като нуждите им от съхранение на документи се променят с течение на времето. Разглеждането на това колко често се получава достъп до определени документи помага да се определи къде трябва да бъдат изпратени. Поставянето на много използвани предмети на лесен достъп, докато се съхраняват по-рядко използвани документи по-дълбоко, създава по-добър работен поток и предотвратява всичко да се превърне в хаос.

Основни функции за сигурност при защита на документи

Ключалки и контрол на достъпа

Добрите системи за заключване са от голямо значение, когато става въпрос за поддържане на архивите в безопасност и защита на поверителните документи от любопитни очи. Повечето съвременни шкафове предлагат няколко вида ключалки, включително стандартни ключалки, цифрови комбинации и дори дигитални решения за заключване, които предлагат различни нива на защита в зависимост от нуждите. Някои модели отиват по-далеч с допълнителни контроли за достъп, които ограничават кой може да отвори определени файлове, нещо, което става наистина важно в сектори като здравеопазването или финансите, където правилата за поверителност на данните са строги. Организациите, които разглеждат възможностите си за сигурност, трябва да претеглят не само колко безопасни искат нещата да бъдат, но и какви законови стандарти се прилагат конкретно за тях, тъй като спазването често диктува минималните изисквания за сигурност в много предприятия днес.

Огнеупорни класове и водонепропускливост

Огнеустойчивите шкафове за документи играят решаваща роля за опазването на важните документи при пожар. Знаенето на значението на тези пожароустойчиви стойности е много важно за всеки, който търси решения за съхранение. Вземете UL рейтингите например те показват колко добре шкафът всъщност се държи срещу пламъци според стандартизирани тестове. Много хора забравят и за опазването на водата. Водоустойчивите устройства са полезни не само при наводнения, но и при случайно изтичане на вода или дори при неизправност на системите за пръскане. Бизнесът трябва да седне и да помисли какво точно са рисковете, пред които е изправен всеки ден, преди да избере шкафове. Правилната оценка ще направи цялата разлика в опазването на чувствителната информация, независимо дали е въздух, изпълнен с дим или мокра хартия, която заплашва целостта на документа.

Бюджетиране на инвестицията във вашия шкаф за архивиране

Икономически решения за малки офиси

Малките офиси трябва да намерят решения за архивиране, които няма да изчерпят бюджета им, но все пак да работят добре ден след ден. Гледайки втора ръка шкафове или по-евтини модели, които всъщност държат достатъчно неща има смисъл за повечето начинаещи фирми. Тези опции спестяват пари, без да се ограничават нещата, които са най-важни за ежедневните операции. Модулните шкафове са друг умен ход, тъй като те растат с бизнеса, така че няма нужда да харчите големи пари наведнъж, когато изискванията за пространство се променят. Когато пазарувате, не забравяйте да мислите за повече от цената. Разходите за поддръжка също са важни, особено тези малки неща, които се натрупват с годините на редовна употреба. Добрият шкаф може да струва повече в началото, но може да спести главоболие по пътя.

Оценка на дългосрочната издръжливост срещу първоначалната цена

Висококачествените архивни шкафове обикновено струват повече предварително, но обикновено издържат много по-дълго от по-евтините алтернативи. Когато се разглеждат материали като стомана или тежки метали, има смисъл да се провери колко дълго тези шкафове всъщност издържат, преди да се наложи да бъдат заменени. По-скъпият шкаф може да спести пари в дългосрочен план, тъй като няма да се налага да се сменя на всеки няколко години. Заслужава си да проверите и гаранционните срокове, защото компаниите рядко предлагат дълги гаранции за продукти, за които знаят, че ще се развалят бързо. Повечето малки офиси откриват, че ако сега харчат малко повече, по-късно ще имат по-малко главоболие, когато се справят с счупени чекмеджета или срутени рафтове. Правилното равновесие между качеството на изработката и основните характеристики помага на всеки бизнес да организира документите си без постоянни разочарования или неочаквани разходи по пътя.