S obzirom na raspoloživost toliko podataka danas, učinkovito upravljanje datotekama i dokumentima nikad nije bilo važnije. Kartotekne su glavni stup organiziranog radnog prostora jer pomažu pojedincima i tvrtkama u organiziranju njihovih dokumenata. U ovom članku ćemo objasniti sve vrste kartoteknih skrinjija koje postoje na tržištu, kako ispravno organizirati dokumente u kartotecama i prednosti korištenja kartoteknih skrinjija.
Zašto su kartotecne skrinjije važne i njihove druge upotrebe
Kartotecne skrinjije služe kao uređaj za štednju prostora i spremište istovremeno. Kategorizacija, pristupačnost i zaštita ogromnog broja dokumenata osigurana je. Imajući određena mjesta za važne dokumente i kod kuće i na poslu, povećava se produktivnost smanjenjem zatrpeljenosti. Čuvanje informacija je izuzetno jednostavno kada se dokumenti mogu spremiti u samo nekoliko sekundi, što omogućuje veći fokus na hitne poslove.
Vrste kartotecnih skrinjija
Različiti tipovi arhivskih ormara služe različitim svrham. Većina ljudi je upoznata s vertikalnim arhivskim ormarama, lateralnim arhivskim ormarama ili pomičnim arhivskim ormarama. Ovi tipovi ormara su posebno korisni u uredima s prostornim ograničenjima. Vertikalni ormar se koristi za pohranu dokumenata i datoteka na mjestima gdje je vertikalni prostor obiljan. Korisnici moderne uredske dizajne imaju prednost za lateralnim ormarama, jer imaju šire cevlje, djelomično su teleskopski i olakšavaju pristup datotekama. Postoje i pomični arhivski ormar koji omogućuju korisnicima lakši pristup dokumentima, jer se mogu pomaknuti s jednog na drugo mjesto.
Izbor arhivskog ormar
Razmotrite dimenzije, materijale, razinu sigurnosnih značajki i izgled prije kupnje arhivske skrinje. Čeljustane skrinje su trajnije i sigurnije od drvenih, ali čeljustane skrinje su ružne. Odredite broj zaključanih vrata koje arhivska skrinja treba imati kako bi se osjetljivi dokumenti sigurno čuvali. Provjerite da li svi dokumenti koji će se čuvati u arhivskoj skrinji mogu biti smješteni, te da je veličina arhivske skrinje odgovarajuća za broj dokumenata.
Najefektivnije načine arhiviranja dokumenata
Organiziranje datoteka na odgovarajući način može biti učinkovitije kroz ove metode: postavljanje pravila poput konvencija za imenovanje, kategorija mapa, preferiranih formata, detaljne označavanje, vrste arhiviranja, itd. Ova metoda će biti najbolja za arhivske skrinje i mape. Počnite s vrstama datoteka koje treba upisati, kao što su Financije, Ugovor, Odgođena pošta, itd., stavljanjem prilagođeno označenih mapa iznad arhivskih mapa. Da bi se spriječilo da se mape iscrpe, datoteke treba smjestiti bez kašnjenja u odgovarajuću mapu. Uništavanje dokumenata koji su preživjeli svoju korisnost osigurava red i relevantne datoteke.
Evolucija prakse upravljanja dokumentima
S napredkom i evolucijom tehnologije, svijet upravljanja dokumentima neprestano se mijenja i unapređuje. Neki ljudi još uvijek čuvaju kartoteku jer misle da su važne, ali tehnologija ih danas zamenjuje. U posljednje vrijeme kartoteke su zamijenjene oblakovitim skladistištem, kombiniranim s softverom za upravljanje dokumentima, koji služi kao moderne verzije kartoteka. Fizičke kartoteke su još uvijek važne mnogim tvrtkama koje rade s dokumentima dnevno. One predstavljaju novu eru u kojoj organizacija može koristiti i kartoteke i najnoviju tehnologiju za svoje operacije - što se naziva hibridni pristup.
U kratak izvješću, kartotekne ostaju pouzdan sistem za čuvanje dokumenata. Razumijevanjem različitih vrsta kartoteknih ormara na tržištu, korisnici mogu saznati koji je idealan za njihove specifične potrebe. S dobrom upravom radnim prostorom, produktivnost se može povećati i za pojedince i za poslovne subjekte. Iako se metode arhiviranja sve više digitaliziraju i zahtijevaju manje fizičkog prostora, kartotekni ormari su još uvijek važni kao ikada.