A mai napig elérhető adatok mennyiségével a fájlok és dokumentumok hatékony kezelése még soha nem volt ilyen kritikus. A dokumentumtartók az rendezett munkaterület gerincét képezik, hiszen segítenek az egyéneknek és a vállalatoknak abban, hogy rendszerezzék dokumentumait. Ebben a cikkben bemutatjuk az összes olyan dokumentumtartót, amelyet a piac kínál, hogyan kell helyesen rendszerezni a dokumentumokat a dokumentumtartókban, valamint a dokumentumtartók előnyeit.
Miért fontosak a dokumentumtartók és mi másra is használhatók?
A dokumentumtartók egyidejűleg térkímélő és tároló eszköz. Garantáltan biztosítják a dokumentumok szervezését, hozzáférést és védelmét. Az otthoni és irodai fontos papírok külön területeivel növeli a termelékenységet, mivel csökkenti a zavart. Az információ mentése nagyon egyszerű, ha a dokumentumokat másodpercek alatt tárolhatjuk el, így több figyelmet fordíthatunk a sürgős dolgokra.
Dokumentumtartók típusai
Különböző típusú aktaállványok különböző célokat szolgálnak. A legtöbb ember ismeri a függőleges, az oldalsó és a mozgató aktaállványokat. Ezek az állványok különösen hasznosak térképzésileg korlátozott irodákban. A függőleges állványok dokumentumok és fájlok tárolására alkalmasak olyan helyeken, ahol elég a függőleges tér. A modern iroda tervezés felhasználói inkább az oldalsó állványokat kedvelik, mivel ezeknek szelesebb a húzóka, részben téleszkopikusak, és könnyebberté teszik a fájlok elérését. Léteznek továbbá mozgó aktaállványok is, amelyek lehetővé teszik a felhasználóknak, hogy könnyebben érhessek hozzá a fájlokhoz, mivel áthelyezhetők egyik helyről a másikra.
Aktaállvány választása
Vegye figyelembe a méretek, anyagok, a biztonsági szintek és a kinézetet mielőtt egy fájlóskabinet vásárol. Acélos kabinetek tartalékosabbak és biztonságosabbak, mint a fa alapúak, de az acélkabinetek rontottak. Határozza meg, hogy hány zárolt húzókeret kell egy olyan fájlóskabinetben, amely biztosan tárolhatja a bizalmas dokumentumokat. Győződjön meg arról, hogy minden olyan dokumentum, amelyet el akar tárolni egy fájlóskabinetben, behelyezhető, és hogy a fájlóskabinet mérete megfelel a dokumentumok számának.
A legHatékonyabb Módok a Dokumentumok Fájlolására
A fájlok rendezése a megfelelő módon ezekkel a módszerekkel hatékonyabb lehet: szabályok beállítása, például nevezési konvenciók, mappakategóriák, kedvelt formátumok, részletes jelölések, fájlkezelési típusok, stb. Ez a módszer a legjobb az archívumok és mappák számára. Kezdje a feltöltendő fájlok típusával, például Pénzügyek, Szerződések, Levéltár, stb., és helyezze el a feliratolt egyéni mappákat a fájlzáró mappák felett. A mappák elterjedésének elkerülése érdekében a fájlokat késleltetés nélkül a megfelelő mappába kell tenni. Azok a dokumentumok, amelyek már nem hasznosak, azok megsemmisítése rendet hoz és releváns fájlokat biztosít.
A dokumentumkezelés gyakorlatának fejlődése
A technológia fejlődésével és evolúcióval a dokumentumkezelési világ folyamatosan változik és javul. Van akik még mindig levéltári polcokat tartanak, mert úgy gondolják, fontosak, de a technológia ma helyettesíti őket. Az utóbbi időkben a levéltári polcok felhőalapú tárolási rendszerekkel helyettesültek, amelyeket dokumentumkezelési szoftver kombinál, ami a modern verziója a levéltári polcoknak. A fizikai levéltári polcok számeregeinként fontosak még mindig sok vállalat számára. Ők jelentik egy új korszakot, ahol egy szervezet mind a levéltári polcokat, mind a legfrissebb technológiát használhatja a műveleteihez – amit hibridnek nevezünk.
Összefoglalóban, a dokumentumok tárolására a fájlpolcok továbbra is megbízható rendszert képeznek. A piacán lévő különböző típusú fájlpolcok ismertetésével a felhasználók meg tudják határozni, melyik a legalkalmasabb saját konkrét igényeikre. A munkaterület hatékony kezelésével mind az egyének, mind a vállalatok termelékenysége növekedhet. Annak ellenére, hogy a fájlkezelés egyre inkább digitális lesz és kevesebb fizikai térrel jár, a fájlpolcok továbbra is annyira fontosak, mint valaha.