ການລົງທຶນໃນຕູ້ເອກະສານທີ່ມີຄຸນນະພາບເພື່ອການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ດີຂື້ນ

ຄຸນຄ່າທີ່ຍັງຄົງຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານໃນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ທັນສະໄໝ

ຖ້າວ່າການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນດິຈິຕອນໄດ້ກ້າວຫນ້າຂຶ້ນແລ້ວກໍຕາມ, ແຕ່ວ່າກໍມີບໍລິສັດ 63% ຍັງຄົງຮັກສາເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໄວ້ເພື່ອໃຫ້ເປັນໄປຕາມລະບຽບແລະການດຳເນີນທຸລະກິດຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ (ສະຖາບັນ Ponemon 2023). ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ທັນສະໄໝສາມາດເຊື່ອມຕໍ່ຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງການຈັດລະບຽບແບບດັ້ງເດີມກັບຄວາມຕ້ອງການໃນສະຖານທີ່ເຮັດວຽກທີ່ກຳລັງປ່ຽນແປງ, ພ້ອມທັງມອບປະໂຫຍດທີ່ສາມາດສຳຜັດໄດ້ ແຕ່ລະບົບກ້ອງເມກບໍ່ສາມາດສະແດງຄືນໄດ້

ວິທີທີ່ຕູ້ເກັບເອກະສານສະໜັບສະໜູນລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ

ຕູ້ເຫຼັກທີ່ມີກຸນແຈສາມາດຫຼຸດການເຂົ້າເຖິງເອກະສານທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດລົງ 78% ເມື່ອທຽບກັບຊັ້ນວາງເປີດ (ການບໍລິຫານສະຖາບັນບັນທຶກແຫ່ງຊາດ 2023). ການອອກແບບແບ່ງປັນຂອງຕູ້ເຫຼົ່ານີ້ ສາມາດຈັດກຸ່ມສັນຍາ, ໃບເກັບເງິນ ແລະ ຂໍ້ມູນລູກຄ້າໃນແບບມີເຫດຜົນ—ເຊິ່ງມີຄວາມສໍາຄັນຕໍ່ອຸດສະຫະກໍາຕ່າງໆ ເຊັ່ນ: ສຸຂະພາບ ແລະ ການບໍລິການດ້ານກົດໝາຍ ທີ່ຕ້ອງການກັບຄືນເອົາເອກະສານຕົ້ນສະບັບໄດ້ຢ່າງໄວວາ.

ການປະສົມປະສານລະບົບການຈັດການທາງດ້ານຮ່າງກາຍເຂົ້າກັບຂະບວນການເຮັດວຽກດ້ານດິຈິຕອນ

ຫ້ອງການຮ່ວມມື (Hybrid offices) ໃຊ້ປ້າຍ QR code ໃສ່ໃນແຟ້ມເອກະສານເພື່ອເຊື່ອມໂຍງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍເຂົ້າກັບຖານຂໍ້ມູນໃນເມກ. ລະບົບສອງຊັ້ນນີ້ຊ່ວຍໃຫ້ການກວດສອບສະດວກຂຶ້ນ ໃນຂະນະທີ່ຍັງຮັກສາຫຼັກຖານເອກະສານເປັນເຈ້ຍສໍາລັບຂະບວນການທີ່ໄດ້ຮັບການຢັ້ງຢືນຕາມມາດຕະຖານ ISO.

ຄວາມສໍາຄັນຂອງການຈັດການແຟ້ມເອກະສານໃນສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກແບບຮ່ວມກັນ (Hybrid) ແລະ ການເຮັດວຽກຈາກໄກ (Remote)

ໃນສະຖານທີ່ເຮັດວຽກແບບຮ່ວມກັນ (Hybrid), ພະນັກງານ 52% ມີການເຂົ້າເຖິງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໃນມື້ເຮັດວຽກທີ່ຫ້ອງການ (Gartner 2024). ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ສູນກາງ ແລະ ມີປ້າຍຊີ້ບອກມາດຕະຖານ ສາມາດຮັບປະກັນວ່າພະນັກງານທີ່ເຮັດວຽກຈາກໄກສາມາດຂໍສະຖານທີ່ເອກະສານທີ່ແນ່ນອນຜ່ານເຄື່ອງມືຮ່ວມມືເຊັ່ນ: Microsoft Teams ຫຼື Slack.

ຄຸນນະສົມບັດການອອກແບບທີ່ສໍາຄັນຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ມີຄຸນນະພາບສູງ

ຄວາມອົດທົນ, ວັດສະດຸ ແລະ ການກໍ່ສ້າງຕູ້ເອກະສານຄຸນນະພາບສູງ

ຕູ້ເອກະສານທີ່ດີທີ່ສຸດຖືກສ້າງດ້ວຍເຫຼັກ 18 gauge ຫຼື ໂຄງປະເພດອາລູມິນຽມທີ່ເຂັ້ມແຂງ ເນື່ອງຈາກວັດສະດຸເຫຼົ່ານີ້ບໍ່ເສຍຮູບຮ່າງເມື່ອຖືກບັນຈຸເອກະສານສຳຄັນເຕັມໄປດ້ວຍເອກະສານ. ຍີ່ຫໍ້ຊັ້ນນຳໄປຕື່ມອີກດ້ວຍການໃຊ້ການກໍ່ສ້າງແບບດ້ານຄູ່ ແລະ ການເຊື່ອມແນວຕໍ່ເພື່ອບໍ່ໃຫ້ແຕກອອກເປັນເວລາຍາວນານ. ສ່ວນຫຼາຍຕູ້ທີ່ມີຄຸນນະພາບໃນການຄ້າສາມາດຢູ່ໄດ້ປະມານ 15 ຫາ 20 ປີ ເຖິງແມ່ນວ່າຈະມີການໃຊ້ງານປົກກະຕິໃນຫ້ອງການຕາມການສຶກສາຄວາມອົດທົນຂອງເຟີນີເຈີໃນປີກາຍ. ໃນເລື່ອງຄວາມເຂັ້ມແຂງຂອງລິ້ນຊັກ, ເຫຼັກທີ່ຫນາກ່ວາເຊິ່ງມີຄວາມຫນາຢ່າງໜ້ອຍ 1.2mm ຈະເຮັດໃຫ້ແຕກຕ່າງກັນຫຼາຍ. ລິ້ນຊັກທີ່ເຂັ້ມແຂງເຫຼົ່ານີ້ສາມາດຮັບນ້ຳໜັກໄດ້ປະມານ 150 ປອນໃນແຕ່ລະຊັ້ນໂດຍບໍ່ຕິດຂັດ ຫຼື ຕິດຄ້າງ. ສິ່ງນີ້ມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍໃນຫ້ອງການທີ່ມີການເຄື່ອນໄຫວເຊິ່ງຄົນອາດຈະເປີດ ແລະ ປິດລິ້ນຊັກຢູ່ລະຫວ່າງ 50 ຫາ 100 ຄັ້ງຕໍ່ມື້.

ຄຸນນະສົມບັດດ້ານຄວາມປອດໄພ: ລະບົບລັອກສຳລັບເອກະສານລັບສຳຄັນ

ລະບົບກຸນໄຟຟ້າທີ່ທັນສະໄໝປະສົມປະສານລະຫວ່າງການປ້ອງກັນທາງດ້ານຮ່າງກາຍ ແລະ ດິຈິຕອລ:

• ການປ້ອງກັນພື້ນຖານ : ກຸນທີ່ມີຄວາມປອດໄພສູງສາມາດຕ້ານທານການແກະກຸນເປັນເວລາ 10 ນາທີ ຫຼື ນຳກວ່າ
• ກຳຈັດການເຂົ້າຖືກ : ເຄື່ອງສະແກນຊີວະມະຕິສາມາດຫຼຸດຜ່ອນການເຂົ້າເຖິງໂດຍບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດລົງ 83% ເມື່ອທຽບກັບລະບົບທີ່ໃຊ້ກຸນຢ່າງດຽວ (ລາຍງານການສອບເລືອກຄວາມປອດໄພສຳນັກງານ 2022)
  ລະບົບກຸນສອງຊັ້ນທີ່ຕ້ອງໃຊ້ກຸນ ແລະ ກົດປຸ່ມຄັນລົງເວລາດຽວກັນເພື່ອປ້ອງກັນການແຮງກັບເຂົ້າມາ

ການອອກແບບທີ່ສະດວກສະບາຍ ແລະ ປະຢັດພື້ນທີ່ສຳລັບການເຊື່ອມໂຍງເຂົ້າກັບຫ້ອງການ

ຕູ້ແນວຕັ້ງມີລັກສະນະຊ່ອງບານເປີດໄດ້ເຖິງ 165 ອົງສາ ແລະ ລະບົບການເລື່ອນທີ່ລຽບລຽນຂື້ນ 25% (ການສຳຫຼວດການອອກແບບສະຖານທີ່ເຮັດວຽກ 2024) ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນບາດເຈັບທີ່ເກີດຈາກການເຮັດວຽກຊ້ຳໆ. ຕູ້ແນວຂ້າງແບບມີຄວາມຍືດຫຍຸ່ນສາມາດເກັບເອກະສານໄດ້ຫຼາຍຂື້ນ 38% ຕໍ່ຕາແມັດ່ວຍກ້ວາການຕັ້ງຄ່າລະດັບຊັ້ນ ແລະ ລໍ້ລັບເພື່ອຄວາມສະດວກໃນການຈັດວາງ

ການຕ້ານທານໄຟ ແລະ ນ້ຳເພື່ອປ້ອງກັນເອກະສານທີ່ສຳຄັນ

ຕູ້ເກັບມ້ຽນທີ່ຜ່ານການຢັ້ງຢືນຈາກ UL ສາມາດຕ້ານທານອຸນຫະພູມ 1,700 ອົງສາ ໄຟ (UL 72 Class 350 Rating) ໃນໄລຍະ 1 ຊົ່ວໂມງ ໂດຍໃຊ້ຊັ້ນວັດສະດຸກັນໄຟ. ຮຸ່ນທີ່ຕ້ານທານຕໍ່ການຖ້ວມນ້ຳມີຊິລິໂຄນປິດປະຕູ ແລະ ພື້ນຍົກສູງເພື່ອປ້ອງກັນເນື້ອໃນໃນການຈຸ່ມນ້ຳເປັນເວລາ 72 ຊົ່ວໂມງ - ສິ່ງທີ່ສຳຄັນຫຼາຍໃນການປ້ອງກັນເອກະສານທີ່ບໍ່ສາມາດຊົດເຊີຍໄດ້, ເນື່ອງຈາກ 40% ຂອງທຸລະກິດທີ່ບໍ່ມີການເກັບຮັກສາທີ່ປອດໄພສູນເສຍເອກະສານສຳຄັນໃນເວລາເກີດໄພພິບັດ (2023 Document Protection Study).

ເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການເກັບມ້ຽນ ແລະ ການເຂົ້າເຖິງເອກະສານ

ການນຳໃຊ້ພື້ນທີ່ຕູ້ເກັບມ້ຽນໃຫ້ເຕັມປະໂຫຍດໂດຍບໍ່ຕ້ອງສູນເສຍຄວາມສະດວກໃນການເຂົ້າເຖິງ

ຫ້ອງການສາມາດເກັບຮັກສາເອກະສານໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນປະມານ 30% ໃນພື້ນທີ່ດຽวกັນເມື່ອປ່ຽນຈາກການເກັບຮັກສາແບບຕັ້ງແຕ່ດັ້ງເດີມມາເປັນລະບົບການເກັບຮັກສາແບບຕັ້ງທີ່ມີຊັ້ນວາງປັບໄດ້. ລິ້ນຊັກແບບປັບປຸງຍັງມີຄວາມແຕກຕ່າງດ້ວຍ. ກັ໊ກແບ່ງພາຍໃນເຮັດວຽກໄດ້ດີສໍາລັບແຜ່ນປົກເອກະສານຂະໜາດໃຫຍ່ແບບມາດຕະຖານ ຫຼື A4 ທີ່ພວກເຮົາທຸກຄົນຕ້ອງເຈີ້ນກັບມັນທຸກມື້. ບໍ່ມີພື້ນທີ່ເສຍຫາຍລະຫວ່າງວັດຖຸອີກຕໍ່ໄປ, ແລະເອກະສານສໍາຄັນຍັງຄົງຢູ່ບ່ອນທີ່ພະນັກງານຕ້ອງການ. ຕາມບາງການຄົ້ນຄວ້າທີ່ເຜີຍແຜ່ໃນປີກາຍ, ບໍລິສັດທີ່ນໍາໃຊ້ລະບົບຄານເກັບເອກະສານແບບມາດຕະຖານນີ້ ພະນັກງານຂອງພວກເຂົາໃຊ້ເວລາຫາເອກະສານໜ້ອຍລົງ 22%. ສິ່ງນີ້ເຮັດໃຫ້ເພີ່ມຂຶ້ນຂອງຜົນຜະລິດຕະພັນຕາມມາ.

ຍຸດທະສາດແບ່ງເຂດສໍາລັບການດຶງເອເກັດສານໄວຂຶ້ນ

ການຈັດການເອກະສານໂດຍອີງໃສ່ຄວາມຖີ່ໃນການນຳໃຊ້ເປັນເລື່ອງທີ່ມີເຫດຜົນ. ສິ່ງທີ່ໃຊ້ປະຈຳວັນຄວນເກັບໄວ້ໃນບ່ອນທີ່ເຂົ້າເຖິງໄດ້ງ່າຍໃນລະດັບເອິກ, ໃນຂະນະທີ່ເອກະສານບູຮານທີ່ເຕັມໄປດ້ວຍຂີ້ຝຸ່ນສາມາດເກັບໄວ້ຂ້າງລຸ່ມບ່ອນທີ່ບໍ່ມີໃຜຈະເກາະຕ້ອງ. ບາງຫ້ອງການຍັງມີລະບົບສີອີກດ້ວຍ - ພວກເຮົາເຄີຍເຫັນສະຖານທີ່ໜຶ່ງໃຊ້ແຟ້ມສີແດງສຳລັບພະແນກບຸກຄະລາກອນ ແລະ ສີຟ້າສຳລັບພະແນກການເງິນ. ລະບົບນີ້ເຮັດໃຫ້ຄວາມຜິດພາດຫຼຸດລົງເມື່ອຄົນເອົາເອກະສານຂອງທີມອື່ນມາ, ອາດຈະຫຼຸດລົງໄດ້ປະມານ 40% ໃນທາງລວມ. ແລະຢ່າລືມເຖິງພື້ນທີ່ຫວ່າງລະຫວ່າງຕູ້ເອກະສານ. ການເວົ້າໄວ້ປະມານສອງຟຸດລະຫວ່າງຕູ້ບໍ່ພຽງແຕ່ດີສຳລັບການຍ່າງຜ່ານເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ຍັງຊ່ວຍໃຫ້ລົດເຂັນລ້ຽວໃຫຍ່ສາມາດຂັບເຄື່ອນໄດ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງໂດຍບໍ່ຕິດຢູ່ມຸມແຄບ.

ລະບົບການຕິດປ້າຍຊື່ ແລະ ສີເພື່ອຊອກຫາໄດ້ທັນທີ

ການປ່ຽນປ້າຍທີ່ຂຽນດ້ວຍມືເປັນ QR Code ທີ່ສາມາດເຊື່ອມຕໍ່ກັບລະບົບສະຕ໋ກດິຈິຕອນ ຈະຊ່ວຍປັບປຸງປະສິດທິພາບໃນການຈັດການຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ການເພີ່ມສີສັນທີ່ສົດໃສດ້ວຍກໍ່ຊ່ວຍໄດ້ຫຼາຍ - ສາມາດໃຊ້ສີຂຽວເນີອນສໍາລັບສັນຍາແລະສີເຫຼືອງສໍາລັບໃບເກັບເງິນ ດັ່ງນັ້ນຄົນຈະສາມາດເບິ່ງເຫັນສິ່ງທີ່ຕົນຕ້ອງການໄດ້ເຖິງແມ່ນຢູ່ອີກຟາກຂອງຫ້ອງ. ບໍລິສັດທີ່ຕັ້ງຄ່າລະບົບເຊັ່ນນີ້ດ້ວຍການຈັດປະເພດ 6 ຢ່າງ ລາຍງານຈາກການຈັດການສໍານັກງານໃນປີກາຍລະບຸວ່າເວລາໃນການເອົາເອກະສານຫຼຸດລົງປະມານ 58%. ເຖິງວ່າສະຖານທີ່ເຮັດວຽກແຕ່ລະແຫ່ງຈະແຕກຕ່າງກັນ ແຕ່ຫຼາຍຄົນກໍພົບວ່າສັນຍານທາງທັດສະນະນະນີ້ ສົມທົບກັບການຕິດຕາມຜ່ານລະບົບດິຈິຕອນ ຈະຊ່ວຍໃຫ້ຂະບວນການເອົາເອກະສານມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນຫຼາຍ.

ວິທີປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການຈັດປະເພດເອກະສານທີ່ຍັງໃຊ້ຢູ່ ແລະ ເອກະສານທີ່ເກັບອະທິດ

ຕູ້ເອກະສານແຍກສໍາລັບເອກະສານທີ່ໃຊ້ງານ (ພາຍໃນ 2 ປີ) ແລະ ເອກະສານທີ່ເກັບມ້ຽນຊ່ວຍປ້ອງກັນການເອົາເອກະສານມາໃຊ້ຫຼາຍເກີນໄປ ແລະ ສະໜັບສະໜູນໃນການປະຕິບັດຕາມລະບຽບ. ວາງເອກະສານທີ່ໃຊ້ງານທີ່ມີຄວາມສໍາຄັນໄວ້ໃນຕູ້ເອກະສານແບບມີກົນໄກປິດກັ້ນຢູ່ຕາມຂ້າງຖານທີ່ນັ່ງເຮັດວຽກ, ແລະ ປ່ຽນເອກະສານທີ່ບໍ່ທັນສະໄໝອອກເປັນປະຈໍາທຸກ 3 ເດືອນໄປເກັບໄວ້ໃນຫ້ອງທີ່ກັນໄຟໄດ້ໃນຊັ້ນລຸ່ມດິນ. ການທົບທວນຄືນຕາຕະລາງການເກັບຮັກສາເອກະສານປະຈໍາປີ 12 ເດືອນ ຈະຫຼຸດຄວາມສ່ຽງໃນການຖິ້ມເອກະສານຜິດລົງ 31% ເມື່ອທຽບກັບການກວດສອບປະຈໍາປີ.

ຕູ້ເອກະສານພາຍໃນຍຸດທະສາດການຄຸ້ມຄອງເອກະສານແບບຄົບຖ້ວນ

ເຊື່ອມຕໍ່ລະບຽບການເກັບເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍກັບແນວໂນ້ມການເກັບມ້ຽນເອກະສານດິຈິຕອນ

ເຖິງວ່າຈະມີເຄື່ອງມືດິຈິຕອນຕ່າງໆທີ່ໃຊ້ກັນຢ່າງແຜ່ຫຼາຍໃນສຳນັກງານໃນປັດຈຸບັນ, ກໍລະນີສອງສ່ວນສາມຂອງບໍລິສັດຍັງຄົງຕ້ອງຈັດການກັບລະບົບເອກະສານປະສົມທີ່ຕ້ອງການເກັບຮັກສາເຈ້ຍຕາມຂໍ້ມູນລ້າສຸດກ່ຽວກັບແນວໂນ້ມການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຈາກປີ 2024. ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ມີຄຸນນະພາບດີຍັງຄົງເປັນສິ່ງຈຳເປັນສຳລັບການຮັກສາເອກະສານສຳຄັນໆເຊັ່ນ: ສັນຍາຕົ້ນສະບັບ, ເອກະສານກົດລະບຽບທີ່ທຸກຄົນມັກລືມຈົນກ່ວາມີການກວດສອບ, ແລະບັນທຶກເກົ່າທີ່ພຽງແຕ່ຕ້ອງການເກັບຮັກສາໄວ້ໃນຮູບແບບທາງດ້ານຮ່າງກາຍບ່ອນໃດບ່ອນໜຶ່ງ. ບໍລິສັດທີ່ສະຫຼາດໄດ້ເລີ່ມໃຊ້ສະຕິກເກີສີຕ່າງໆຮ່ວມກັບປ້າຍ RFID ເພື່ອເຊື່ອມຕໍ່ເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍຂອງພວກເຂົາກັບບັນທຶກອອນໄລນ໌, ສະນັ້ນການຊອກຫາຫຍັງກໍຕາມຈະງ່າຍຂຶ້ນຫຼາຍວ່າຈະເປັນການຊອກຜ່ານລິ້ນຊັກຈັກຄັ້ນຫຼືການຊອກຫາຜ່ານວິທີອີເລັກໂທຣນິກ. ລະບົບດັ່ງກ່າວຊ່ວຍປ້ອງກັນຄວາມວຸ່ນວາຍທີ່ເກີດຂຶ້ນເມື່ອເສັ້ນທາງເຈ້ຍຫາຍໄປໃນການແປງເອົາຂໍ້ມູນລະຫວ່າງຮູບແບບຕ່າງໆ.

ການວິເຄາະຕົ້ນທຶນ-ປະໂຫຍດ: ຕູ້ເກັບເອກະສານ ເທິງກັບວິທີແກ້ໄຂແບບ Cloud-Only

ການສຶກສາ 3 ປີ ຂອງບໍລິສັດຂະໜາດກາງ 500 ແຫ່ງໄດ້ເປີດເຜີຍວ່າ ການຈັດຕັ້ງທີ່ໃຊ້ລະບົບປະສົມສາມາດຫຼຸດຕົ້ນທຶນການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນລົງ 18% ເມື່ອທຽບກັບຜູ້ໃຊ້ບໍລິການ Cloud ຢ່າງດຽວ. ໃນຂະນະທີ່ Cloud ດີເລີດໃນການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນຈາກໄກ, ຕູ້ເກັບເອກະສານສາມາດໃຫ້:

• ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍດ້ານທຶນຄັ້ງດຽວ (ເມື່ອທຽບກັບການສະໝັກໃຊ້ SaaS ທີ່ເກີດຂຶ້ນຕະຫຼອດເວລາ)
• ຄວາມຕ້ານທານຕໍ່ການໂຈມຕີທາງອິນເຕີເນັດທີ່ເປົ້າໝາຍໄປທີ່ຂໍ້ມູນດິຈິຕອນ
• ການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນທີ່ງ່າຍຂຶ້ນສໍາລັບພະນັກງານທີ່ບໍ່ມີຄວາມຊໍານິຊໍານານດ້ານເຕັກນິກ

ການຮັບປະກັນຄວາມສອດຄ່ອງກັນ ແລະ ການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນດ້ວຍເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍ

ອຸດສະຫະກໍາເຊັ່ນດ້ານສາທາລະນະສຸກ ແລະ ກົດໝາຍອີງໃສ່ຕູ້ເກັບເອກະສານເພື່ອຕອບສະໜອງຂໍ້ກໍານົດຕາມກົດໝາຍສໍາລັບເອກະສານຕົ້ນສະບັບ. ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ຕ້ານໄຟໄດ້ ແລະ ຖືກຈັດອັນດັບໃຫ້ປ້ອງກັນໄຟໄດ້ 1–2 ຊົ່ວໂມງ ສາມາດປ້ອງກັນເອກະສານທີ່ລະອຽດໄດ້, ໃນຂະນະທີ່ກົນໄກການປິດເປີດທີ່ສາມາດກວດສອບໄດ້ຮັບປະກັນຄວາມສອດຄ່ອງກັນຂອງການຄອບຄອງເອກະສານ.

ຕູ້ເກັບເອກະສານໄດ້ຖືກຍົກເລີກແລ້ວບໍ? ການປຶກສາຫາລືກ່ຽວກັບຫ້ອງການບໍ່ໃຊ້ເຈ້ຍ

ຕາມລາຍງານຂອງ Gartner ປີ 2023, ອົງການຕ່າງໆຍັງຕ້ອງໃຊ້ເຈ້ຍປະມານ 10,000 ໃບຕໍ່ປີຕໍ່ພະນັກງານ, ສະນັ້ນຈຶ່ງເຮັດໃຫ້ຄວາມຫວັງກ່ຽວກັບການບໍລິຫານງານທີ່ບໍ່ໃຊ້ເຈ້ຍທີ່ພວກເຮົາໄດ້ຍິນເລື້ອຍໆນັ້ນບໍ່ສຳເລັດ. ຕູ້ເກັບເອກະສານກໍຍັງບໍ່ໄດ້ຫາຍໄປໃສ. ມັນມີຄວາມສຳເລັດເພື່ອຮັກສາຂໍ້ມູນສຳຄັນໆເຊັ່ນ: ເອກະສານທາງກົດໝາຍທີ່ຕ້ອງການການຮັບຮອງ, ບັນທຶກເກົ່າທີ່ຍັງບໍ່ທັນມີໃຜຢາກດິຈິຕອນໄລຊ໌, ແລະ ສັນຍາທີ່ຕ້ອງການລາຍເຊັນດ້ວຍມືເທົ່ານັ້ນ. ບໍລິສັດທີ່ສະຫຼາດບໍ່ໄດ້ຖິ້ມລະບົບເກັບຮັກສາເອກະສານຂອງພວກເຂົາແຕ່ຢ່າງໃດ, ແທນທີ່ຈະເປັນແນວນັ້ນພວກເຂົາໄດ້ຄິດຢ່າງສ້າງສັນກ່ຽວກັບວິທີທີ່ວິທີແກ້ໄຂການເກັບຮັກສາແບບດັ້ງເດີມສາມາດເຂົ້າກັນໄດ້ກັບການດຳເນີນງານໃນຍຸກທີ່ທັນສະໄໝ. ບາງບໍລິສັດປັດຈຸບັນມອງເບິ່ງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍເປັນສ່ວນໜຶ່ງຂອງຍຸດທະສາດຟື້ນຟູຄືນຈາກເຫດຸການສຸກເສີນ, ສ້າງການສຳຮອງຂໍ້ມູນອອຟໄລນ໌ເມື່ອລະບົບດິຈິຕອນເກີດຄວາມຜິດພາດ ຫຼື ຖືກໂຈນຮ້າຍໂຈມຕີ. ມັນເປັນວິທີການງ່າຍໆແຕ່ມີປະສິດທິພາບໃນການຮັບປະກັນຄວາມຕໍ່ເນື່ອງເຖິງແມ່ນວ່າໃນໂລກທີ່ກຳລັງກາຍເປັນດິຈິຕອນຫຼາຍຂຶ້ນ.

ການຮັກສາຄວາມເປັນລະບຽບຮວມທັງຄວາມສອດຄ່ອງໃນໄລຍະຍາວ

ຂະແໜງການທີ່ປະສົມປະສານລະບົບຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ເຂັ້ມແຂງເຂົ້າກັບຂະບວນການປະຕິບັດຕາມທີ່ມີຄວາມເປັນລະບົບສາມາດຫຼຸດຜ່ອນຄວາມສ່ຽງໃນການກວດສອບໄດ້ 63% ເມື່ອທຽບກັບວິທີການທີ່ບໍ່ເປັນລະບົບ ( ລາຍງານການຄຸ້ມຄອງສຳນັກງານ 2024 ).

ການກຳນົດຂະບວນການເກັບເອກະສານໃຫ້ສອດຄ່ອງກັນໃນທຸກທີມ

ຂະບວນການເກັບເອກະສານທີ່ມາດຕະຖານຊ່ວຍໃຫ້ການຈັດການເອກະສານມີຄວາມສອດຄ່ອງໃນທຸກພະແນກການ - ປັດໃຈສຳຄັນເມື່ອ 74% ຂອງການລະເມີດມາດຕະຖານເກີດຈາກການຄຸ້ມຄອງບັນທຶກຂໍ້ມູນທີ່ບໍ່ສອດຄ່ອງ. ທີມງານຂ້າມຫນ້າທີ່ຄວນ:

• ຕົກລົງເຫັນດີກັນກ່ຽວກັບການຈັດປະເພດເອກະສານ (ຕົວຢ່າງ: ລູກຄ້າ-ໂຄງການ-ປີ)
• ໃຊ້ລະບົບສະຫຼາກທີ່ມີຄວາມສອດຄ່ອງກັນ ແລະ ສາມາດເບິ່ງເຫັນໄດ້ຈາກຫຼາຍມຸມ
• ຈັດການຝຶກອົບຮົມປັບປຸງຄວາມຮູ້ເປັນປະຈຳທຸກສາມເດືອນກ່ຽວກັບຂະບວນການທີ່ປັບປຸງແລ້ວ

ການດຳເນີນການກວດສອບເປັນປະຈຳຕໍ່ການເກັບຮັກສາເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍ

ການກວດສອບຕູ້ເກັບເອກະສານປະຈຳປີສອງຄັ້ງຊ່ວຍຢັ້ງຢືນທັງຄວາມປອດໄພຕາມມາດຕະຖານ ແລະ ຄວາມມີປະສິດທິພາບໃນການດຳເນີນງານ. ຜູ້ກວດສອບມັກຈະ:

1. ກວດສອບຄວາມສົມບູນຂອງກຸ່ມລັອກ ແລະ ການຢັ້ງຢືນການຈັດອັນດັບຕ້ານໄຟ
2. ວັດແທກເວລາກູ້ຄືນຕາມມາດຕະຖານການເຂົ້າເຖິງ ISO 30436:2022
3. ເອກະສານບັນທຶກຄວາມຜິດພາດຕໍ່ເອກະສານ 1,000 ອັນ (ມາດຕະຖານຂອງອຸດສາຫະກໍາ: ≈17)

ການເກັບຮັກສາເອກະສານ ແລະ ແຜນການຈັດການທີ່ປອດໄພ

ປ້າຍຕິດຕາມອັດຕະໂນມັດທີ່ຕິດກັບເອກະສານໃນຕູ້ເອກະສານຈະແຈ້ງເຕືອນທີມງານລ່ວງຫນ້າ 14 ມື້ກ່ອນວັນກໍານົດທໍາລາຍ, ສົມທຽບກັບປື້ມບັນທຶກດິຈິຕອນ GDPR ແລະ HIPAA. ຄູ່ຮ່ວມງານທີ່ທໍາລາຍເອກະສານຢ່າງປອດໄພຄວນໃຫ້ໃບຢັ້ງຢືນທີ່ຢືນຢັນຂະຫນາດອະນຸພາກ 12–34mm - ມາດຕະຖານທອງຄໍາປັດຈຸບັນເພື່ອປ້ອງກັນການສ້ອມແປງເອກະສານ.

ວິທີການບູລະນະນີ້ເຮັດໃຫ້ເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ໃນຂະນະທີ່ຕອບສະຫນອງຄວາມຕ້ອງການດ້ານກົດລະບຽບທີ່ກໍາລັງປ່ຽນແປງໃນສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກແບບປະສົມປະສານ.

ຄຳຖາມທີ່ພົບເລື້ອຍ

ເປັນຫຍັງທຸລະກິດຈຶ່ງຍັງໃຊ້ຕູ້ເອກະສານເຖິງວ່າຈະມີທາງເລືອກດິຈິຕອນ?

ທຸລະກິດຍັງຄົງໃຊ້ຕູ້ເອກະສານເນື່ອງຈາກຄວາມຕ້ອງການດ້ານກົດລະບຽບ, ຄວາມສະດວກໃນການເຂົ້າເຖິງສໍາລັບຜູ້ໃຊ້ທີ່ບໍ່ແມ່ນດິຈິຕອນ, ແລະ ເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງຍຸດທະສາດຟື້ນຟູເຫດໄພ.

ຄຸນນະສົມບັດດ້ານຄວາມປອດໄພທີ່ສໍາຄັນຂອງຕູ້ເອກະສານທີ່ທັນສະໄຫມມີຫຍັງແດ່?

ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ທັນສະໄໝມີເຊັນເຊີດ້ານຊີວະມາດ, ໂລກແບບດູອອລ໌-ເອກຊັນ ແລະ ໂລກທີ່ມີມາດຕະຖານ CAM ເພື່ອປັບປຸງຄວາມປອດໄພຂອງເອກະສານ.

ຕູ້ເກັບເອກະສານຖືກນຳໃຊ້ແນວໃດໃນການຈັດຕັ້ງສຳນັກງານແບບພູມສັນຖານ?

ໃນສຳນັກງານແບບພູມສັນຖານ, ຕູ້ເກັບເອກະສານຖືກນຳໃຊ້ຮ່ວມກັບລະບົບດິຈິຕອລ, ການປ້າຍສະຫຼາກທີ່ຈັບຄູ່ກັນ ແລະ ລະຫັດ QR ທີ່ຊ່ວຍເຊື່ອມຕໍ່ເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍເຂົ້າກັບຖານຂໍ້ມູນຄລາວດ໌.