ອະນາຄົດຂອງການອອກແບບຫ້ອງການ: ການນຳໃຊ້ຕູ້ເກັບໄຟລ໌ເພື່ອການຈັດລະບຽບທີ່ດີຂຶ້ນ

ບົດບາດທີ່ກຳລັງພັດທະນາຂອງຕູ້ເກັບໄຟລ໌ໃນການຈັດເກັບຂອງຫ້ອງການທີ່ທັນສະໄໝ

ວິທີທີ່ຕູ້ເກັບໄຟລ໌ສະໜັບສະໜູນການອອກແບບການຈັດເກັບໃນຫ້ອງການຢ່າງມີປະສິດທິຜົນ

ຕູ້ເກັບໄຟລ໌ຍັງຄົງຈຳເປັນສຳລັບການຈັດລະບຽບເອກະສານສຳຄັນໃຫ້ຢູ່ໃນສະຖານທີ່ທີ່ຄວນຈະເປັນ. ການເກັບຂໍ້ມູນໃນແບບ Cloud ບໍ່ສາມາດຈັດການຂໍ້ມູນທີ່ເປັນຮູບປັ້ນຮູບພິມໄດ້ ເຊັ່ນ: ສັນຍາທີ່ໄດ້ລົງນາມແລ້ວ ຫຼື ເອກະສານເກົ່າໆ ທີ່ຕ້ອງການໃຫ້ເຫັນ ແລະ ສຳຜັດ. ນັ້ນແມ່ນເຫດຜົນທີ່ບໍລິສັດຫຼາຍແຫ່ງຍັງເກັບເອກະສານລັບສຳຄັນໄວ້ໃນຕູ້ເກັບໄຟລ໌ແບບດັ້ງເດີມ. ຕາມຂໍ້ມູນລ້າສຸດຈາກສຳນວນລາຍງານການເຮັດວຽກຢ່າງມີປະສິດທິພາບໃນຫ້ອງການ, ປະມານ 40% ຂອງບ່ອນເຮັດວຽກແບບຮ່ວມ (hybrid) ພິງໃຈລະບົບດັ້ງເດີມເຫຼົ່ານີ້ເພື່ອຄວາມສອດຄ່ອງຕາມກົດໝາຍ. ລຸ້ນຕັ້ງທີ່ມີຊ່ອງແບ່ງລາດັບໃນໂຕນັ້ນຍັງຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ໄດ້ຫຼາຍ. ຫ້ອງການສ່ວນຫຼາຍພົບວ່າພວກເຂົາໄດ້ຮັບປະສິດທິພາບໃນການໃຊ້ພື້ນທີ່ພື້ນດີຂຶ້ນ 40 ຫາ 60 ເປີເຊັນ ເມື່ອປ່ຽນຈາກຊັ້ນວາງປົກກະຕິມາເປັນຕູ້ເກັບໄຟລ໌ແບບພິເສດເຫຼົ່ານີ້.

ການຜະສົມລະບົບຕູ້ເກັບໄຟລ໌ແບບຕັ້ງ ແລະ ແບບຂວາງເພື່ອຄວາມຍືດຍຸ່ນ

ເມື່ອຫ້ອງການປະສົມຜະສານລະບົບຈັດເກັບແບບຕັ້ງ (ມັກຈະເລິກປະມານ 12 ຫາ 18 ນິ້ວ) ກັບຕູ້ແບບຂວາງທີ່ກວ້າງກວ່າ (ປະມານ 20 ຫາ 30 ນິ້ວ) ຈະເຮັດໃຫ້ໄດ້ຮູບແບບການຈັດເກັບທີ່ຍືດຫຍຸ່ນສູງ. ຕູ້ແບບຕັ້ງເຫຼົ່ານີ້ເໝາະສຳລັບການຈັດເອກະສານຂະໜາດມາດຖານ A4 ຫຼື ຂະໜາດຈົດໝາຍໃຫ້ເປັນລະບຽບຢູ່ໃນມຸມທີ່ຄັບແຄບ ເຊິ່ງພື້ນທີ່ມີຈຳກັດ. ໃນຂະນະດຽວກັນ ຕູ້ຂວາງທີ່ກວ້າງກວ່າກໍເໝາະສຳລັບເອກະສານຂະໜາດໃຫຍ່ ເຊັ່ນ: ແຜນຜັງສະຖາປັດຕິກອນ ຫຼື ຊິ້ນງານສິລະປະ ທີ່ບໍ່ສາມາດເກັບໄວ້ໃນຕູ້ເອກະສານທຳມະດາໄດ້ໂດຍບໍ່ໃຫ້ໝໍ້. ບາງທຸລະກິດທີ່ນຳໃຊ້ວິທີການປະສົມນີ້ ໄດ້ລາຍງານວ່າພະນັກງານສາມາດຊອກຫາເອກະສານທີ່ຕ້ອງການໄດ້ໄວຂຶ້ນປະມານ 27 ເປີເຊັນ ເມື່ອເອກະສານທີ່ໃຊ້ງານຢູ່ປັດຈຸບັນຖືກຈັດເກັບແບບຕັ້ງ ແລະ ເອກະສານເກົ່າຖືກຈັດເກັບແບບນອນ. ສິ່ງນີ້ເຂົ້າໃຈໄດ້ຍ້ອນທຸກຢ່າງຖືກຈັດໃຫ້ເປັນລະບຽບດີຂຶ້ນ.

ແນວໂນ້ມຂອງລະບົບການຈັດເກັບເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍພາຍໃນສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກແບບຮ່າງ

ເຖິງແມ່ນວ່າຈະມີແນວໂນ້ມການເຮັດວຽກຈາກໄກ, ກໍ່ມີບໍລິສັດ 68% ທີ່ຍັງຄົງຮັກສາ ຫຼື ຂະຫຍາຍຂອບເຂດຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານລະຫວ່າງປີ 2020 ຫາ 2023 ເນື່ອງຈາກຄວາມກັງວົນໃນເລື່ອງຄວາມປອດໄພໃນການດິຈິຕອລໄລຊ໌ຂໍ້ມູນເກົ່າ (DataGuard Audit 2023). ສະຖານທີ່ເຮັດວຽກຮູບແບບປະສົມປະສານໃນປັດຈຸບັນນີ້ ໄດ້ນຳໃຊ້ຕູ້ເກັບເອກະສານເປັນເຄື່ອງມືໃນການຮ່ວມມືກັນ—ໂດຍໃຊ້ຫົວໜ່ວຍທີ່ສາມາດຍ້າຍໄດ້ ແລະ ມີພື້ນຜິວທີ່ສາມາດຂຽນໄດ້ ເພື່ອໃຫ້ທີມງານສາມາດອ້າງອີງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໃນຂະນະທີ່ມີການປະຊຸມພາຍໃນ ໃນຂະນະທີ່ຍັງຮັກສາລະບົບຂະບວນການດິຈິຕອລໄວ້.

ກໍລະນີສຶກສາ: ການອອກແບບຫ້ອງການຂອງບໍລິສັດໃໝ່ດ້ວຍວິທີການເກັບເອກະສານແບບປັບປຸງໄດ້

ບໍລິສັດປະກັນໄພທີ່ຕັ້ງຢູ່ໃນສະຫະລາຊະອານາຈັກ ໄດ້ສາມາດປົດວົງເຂດພື້ນທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນເກືອບ 19% ໃນຫ້ອງການຂອງພວກເຂົາ ຫຼັງຈາກທີ່ເລີ່ມໃຊ້ລະບົບເກັບຮັກສາແບບປັບໄດ້ເຫຼົ່ານີ້. ການຈัดຕັ້ງປະສົມປະສານລະຫວ່າງຕູ້ເກັບຂອງແນວຕັ້ງທີ່ມີກຸນແຈ ກັບຫນ່ວຍຂ້າງທີ່ສາມາດຈັດລຽງໃໝ່ຕາມຄວາມຕ້ອງການ. ແຕ່ລະພະແນກໄດ້ຮັບສິ່ງທີ່ພວກເຂົາຕ້ອງການຈາກການຈັດລຽງທີ່ມີຄວາມຍືດຍຸ່ນນີ້. ພະນັກງານດ້ານກົດໝາຍມັກມີລິ້ນເພີ່ມເຕີມທີ່ປອດໄພສຳລັບເອກະສານຄະດີຂອງພວກເຂົາ, ໃນຂະນະທີ່ພະນັກງານດ້ານການຕະຫຼາດເລືອກໃຊ້ລິ້ນທີ່ກວ້າງກວ່າເພື່ອເກັບຮັກສາແຜ່ນນຳສະເໜີ ແລະ ວັດສະດຸອື່ນໆ. ຫຼັງຈາກທີ່ທຸກຢ່າງຖືກຈັດຕັ້ງ, ການກວດກາພາຍໃນພົບວ່າພະນັກງານໃຊ້ເວລາຫາເອກະສານທີ່ຕ້ອງການໜ້ອຍລົງປະມານ 33%. ປະສິດທິພາບຂອງແບບນີ້ມີຜົນກະທົບທີ່ແທ້ຈິງໃນແຕ່ລະມື້.

ການເລືອກຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ເໝາະສົມ: ວັດສະດຸ, ຄວາມປອດໄພ ແລະ ຄວາມສາມາດໃນການຍ້າຍ

ການປຽບທຽບວັດສະດຸໂລຫະ, ໄມ້ ແລະ ວັດສະດຸປະສົມໃນການຜະລິດຕູ້ເກັບເອກະສານ

ສຳລັບຫ້ອງການທີ່ມີຄວາມຍຸ່ງຍາກ ແລະ ມີການເຄື່ອນຍ້າຍຂອງເຄື່ອງຕ່າງໆຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ, ຕູ້ເກັບເອກະສານແບບໂລຫະຍັງຄົງເປັນທີ່ນິຍົມສູງສຸດ. ລາຍງານລ້າສຸດດ້ານເຟີນີເຈີຫ້ອງການຊີ້ໃຫ້ເຫັນວ່າ ຕູ້ໂລຫະມີຄວາມຕ້ານທານຕໍ່ການບາດເປັນບາດຮອຍໄດ້ດີກວ່າຕູ້ໄມ້ປະມານ 40%. ສ່ວນຕູ້ທີ່ເຮັດດ້ວຍເຫຼັກກໍ່ມີຄວາມຕ້ານທານຕໍ່ອາການໄຟໄໝ້ໄດ້ດີ, ແລະ ສາມາດຮັບນ້ຳໜັກໄດ້ປະມານ 150 ປອນຕໍ່ຊັ້ນ. ອາລູມິນຽມທີ່ຖືກຄຸມດ້ວຍຜົງ (powder coated) ແມ່ນເປັນອີກທາງເລືອກໜຶ່ງທີ່ດີ ໃນກໍລະນີທີ່ຕ້ອງການຄວາມສະດວກໃນການຍ້າຍຍ້ອນວ່າມັນມີນ້ຳໜັກເບົາກວ່າ ແຕ່ກໍ່ຍັງມີຄວາມທົນທານພໍໃຈສຳລັບຄວາມຕ້ອງການສ່ວນຫຼາຍ. ຕູ້ໄມ້ເບິ່ງດີໃນພື້ນທີ່ເຮັດວຽກທີ່ມີຮູບແບບງາມງານ, ບໍ່ມີຂໍ້ສົງໄສ, ແຕ່ການທົດສອບໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີຄວາມຊື້ນຄວບຄຸມໄດ້ຊີ້ໃຫ້ເຫັນວ່າ ມັນເລີ່ມສະແດງສັນຍານຂອງການສວມໃສ່ໄວຂຶ້ນປະມານ 32% ກ່ວາຕູ້ໂລຫະ. ຕູ້ທີ່ເຮັດດ້ວຍວັດສະດຸປະສົມພະຍາຍາມຈະສະເໜີຂໍ້ດີຂອງທັງສອງຢ່າງ ດ້ວຍຮູບລັກສະນະເหมືອນເນື້ອໄມ້ທີ່ງາມງານ ແລະ ມີລາຄາຕ່ຳກວ່າໄມ້ໂອກແທ້ປະມານ 25%. ແຕ່ຢ່າງໃດກໍຕາມ, ວັດສະດຸປະສົມເຫຼົ່ານີ້ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວບໍ່ສາມາດຮັບນ້ຳໜັກໄດ້ຫຼາຍເທົ່າກັບຕູ້ໂລຫະ, ອາດຈະຢູ່ໃນລະດັບພຽງແຕ່ເຄິ່ງໜຶ່ງ ຫຼື ສາມສ່ວນສີ່ຂອງນ້ຳໜັກທີ່ຕູ້ເຫຼັກສາມາດຮັບໄດ້ກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມມີບັນຫາການຄ້ອຍລົງ.

ຄຸນສົມບັດດ້ານຄວາມປອດໄພໃນຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ທັນສະໄໝ: ກຸນແຈ, ບັນທຶກການເຂົ້າໃຊ້ງານ, ແລະ ລາຍນິ້ວມື

ຕູ້ທີ່ມີຄຸນນະພາບດີທີ່ສຸດໃນປັດຈຸບັນມາພ້ອມລະບົບຄວາມປອດໄພທີ່ກ້າວໄກກວ່າການໃຊ້ກຸນແຈແລະລັອກ. ຕາມການຄົ້ນຄວ້າຈາກການສຶກສາດ້ານຄວາມປອດໄພໃນສະຖານທີ່ເຮັດວຽກປີ 2024, ບັນດາບໍລິສັດທີ່ປ່ຽນມາໃຊ້ຕູ້ທີ່ມີເຄື່ອງສະແກນລາຍນິ້ວມື ສັງເກດເຫັນວ່າມີການລົງມືເຂົ້າເຖິງພື້ນທີ່ທີ່ຖືກຈຳກັດຫຼຸດລົງຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ - ຫຼຸດລົງເຖິງປະມານ 87% ເທົ່ານັ້ນ. ນີ້ຖືວ່າເປັນຜົນທີ່ດີຫຼາຍ ເມື່ອພວກເຮົາຄິດເຖິງຄວາມຖີ່ທີ່ເອກະສານລັບສຳຄັນມັກຈະໄປຢູ່ໃນມືຂອງຄົນທີ່ບໍ່ຄວນຈະຮູ້. ຕູ້ທີ່ທັນສະໄໝເຫຼົ່ານີ້ຍັງຕິດຕາມບັນທຶກວ່າໃຜເຂົ້າໃຊ້ງານ, ໃຊ້ເອກະສານໃດ ແລະ ໃນເວລາໃດໂດຍຜ່ານບັນທຶກທີ່ມີການກຳກົດເວລາ, ເຊິ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍສຳລັບເອກະສານດ້ານກົດໝາຍ ຫຼື ບັນທຶກຂອງພະນັກງານ. ພ້ອມກັນນັ້ນຍັງມີລັອກແບບໄຟຟ້າເອເລັກໂທຣແມກເນຕິກອີກດ້ວຍ. ລັອກເຫຼົ່ານີ້ຈະປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ໃຜເຂົ້າມາໂດຍບໍ່ເຫັນຮ່ອງຮອຍການທຳລາຍ, ດັ່ງນັ້ນທີມງານຄວາມປອດໄພຈຶ່ງສາມາດກວດພົບບັນຫາກ່ອນທີ່ມັນຈະກາຍເປັນບັນຫາໃຫຍ່.

ໂຕເລືອກດ້ານຄວາມເຄື່ອນຍ້າຍ: ລໍ້ເລື່ອນ, ຕົວເລື່ອນ, ແລະ ລະບົບເລື່ອນທີ່ປະຢັດພື້ນທີ່

ຫ້ອງການທີ່ມີຄວາມໜາແໜ້ນສູງໃຫ້ຄວາມສຳຄັນກັບວິທີການຈັດເກັບຂໍ້ມູນທີ່ມີລໍ້ຫຼິ້ນ 360° ທີ່ຮັບນ້ຳໜັກໄດ້ 200 ປອນຂຶ້ນໄປ ແລະ ສາມາດຍ້າຍຕຳແໜ່ງດ້ວຍມືດຽວ. ສຳລັບການຕິດຕັ້ງຖາວອນ, ການໃຊ້ຕີນລໍ້ຕ່ຳຈະຊ່ວຍປ້ອງກັນການຂີດຂົ scratch ພື້ນເມື່ອດຶງລິ້ນຊັກ. ຮູບແບບການຈັດວາງທີ່ເອົາໃຈໃສ່ພື້ນທີ່ຈະໄດ້ຮັບຜົນຈາກການໃຊ້ຕູ້ສະຕັກແບບເລື່ອນໄດ້ ທີ່ສາມາດຫຍໍ້ພື້ນທີ່ເກັບຂອງ 48 ນິ້ວໃຫ້ເຫຼືອພຽງ 24 ນິ້ວໂດຍຜ່ານລະບົບລໍ້ເລື່ອນແບບຢູ່ໃນກັນ.

ການຖ່ວງດຸນລະຫວ່າງຄວາມທົນທານ ແລະ ຄວາມມີປະສິດທິພາບດ້ານຕົ້ນທຶນໃນການເລືອກຕູ້

ການທົດສອບສະຖານະພາບການຈັດການສະຖານທີ່ປີ 2023 ແສດງໃຫ້ເຫັນວ່າ ອົງກອນຕ່າງໆ ສາມາດບັນລຸຜົນຕອບແທນການລົງທຶນ (ROI) ສູງສຸດ ໂດຍການຈັດສັນງົບປະມານ 60–70% ຂອງງົບປະມານການເກັບຮັກສາເອກະສານໃຫ້ກັບຕູ້ເຫຼັກ ເພື່ອຄວາມປອດໄພຂອງເອກະສານສຳຄັນ ໃນຂະນະທີ່ໃຊ້ຕູ້ປະສົມເພື່ອຮອງຮັບຄວາມຕ້ອງການເກັບຮັກສາເພີ່ມເຕີມ. ການວິເຄາະຂ້າມພະແນກສະແດງໃຫ້ເຫັນວ່າ ວິທີການນີ້ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການປ່ຽນຕູ້ລົງ 34% ໃນໄລຍະເວລາ 5 ປີ ຖ້າທຽບກັບການໃຊ້ວັດສະດຸດຽວກັນທັງໝົດ.

ການເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການຈັດລຽງເອກະສານດ້ວຍລະບົບປ້າຍສະຫຼາກ ແລະ ການຈັດວາງຢ່າງມີປັນຍາ

ວິທີການທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການຈັດລຽງເອກະສານດ້ວຍຖົງເອກະສານແບບແຂວນ ແລະ ປ້າຍແຍກ

ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການຫາ folder ທີ່ແຂວງໃສ່ໄດ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງໃນຊັ້ນຈັດເກັບຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານ. ສຳລັບ folder ທີ່ໃຊ້ງານເປັນປະຈຳ, ເຊັ່ນ: ອັນທີ່ເກັບບິນ ຫຼື ສັນຍາ, ໃຫ້ເລືອກໃຊ້ອັນທີ່ແຂງແຮງກວ່າ. ຈັດລຽງເອກະສານສຳຄັນເຫຼົ່ານີ້ຕາມລຳດັບຕົວອັກສອນ ຫຼື ຕາມວັນທີ, ຂຶ້ນກັບວິທີທີ່ຄົນມັກຊອກຫາ. ຢ່າລືມລ້າງເອກະສານອອກປະມານທຸກໆ 3 ເດືອນ. ລຶບອອກເອກະສານເກົ່າທີ່ບໍ່ຈຳເປັນແລ້ວ, ເຊັ່ນ: ແບບຮ່າງໂຄງການຈາກຫຼາຍປີກ່ອນ. ມິເຊັ່ນນັ້ນ, ຕູ້ຈະກາຍເປັນພຽງພື້ນທີ່ເກັບເອກະສານທີ່ຖືກລືມ ແລະ ບໍ່ມີໃຜຢາກເຫັນອີກ.

ການນຳໃຊ້ລະບົບຈັດເກັບເອກະສານດ້ວຍສີເພື່ອຊອກຫາໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວ

ນຳໃຊ້ການຕິດສະຫຼາກດ້ວຍສີເພື່ອສ້າງສັນຍານທາງສາຍຕາຢ່າງທັນທີ. ດັ່ງທີ່ສະແດງໃຫ້ເຫັນໃນການສຶກສາຂອງ SpaceManager ກ່ຽວກັບຫ້ອງການຮູບແບບປະສົມ, ພະແນກຕ່າງໆທີ່ໃຊ້ລະບົບຕິດສະຫຼາກດ້ວຍສີ ໄດ້ຫຼຸດຜ່ອນຂໍ້ຜິດພາດໃນການຊອກຫາເອກະສານລົງ 37% ໃນປີ 2023. ຕົວຢ່າງ:

• ສີແດງ : ສັນຍາທີ່ມີຄວາມສຳຄັນ
• ສີຟ້າ : ເອກະສານດ້ານການເງິນ
• ສີຂຽວ : ເອກະສານການເຂົ້າໃຊ້ບໍລິການຂອງລູກຄ້າ

ມາດຕະຖານການຕິດສະຫຼາກ ແລະ ການເຊື່ອມຕໍ່ການຕິດປ້າຍດິຈິຕອນກັບເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍ

ການຕິດປ້າຍທີ່ທັນສະໄໝປະສົມຜສານຄວາມຊັດເຈນໃນຮູບແບບຮ່າງກາຍກັບການຕິດຕາມຜ່ານດິຈິຕອລ. ພິມປ້າຍທີ່ມີລະຫັດ QR ເຊິ່ງເຊື່ອມໂຍງກັບຂໍ້ມູນເມຕາ (metadata) ທີ່ຢູ່ໃນຄລາວດ໌ (ຕົວຢ່າງ: ວັນທີແກ້ໄຂລ່າສຸດ, ສະມາຊິກທີມງານທີ່ຮັບຜິດຊອບ). ສິ່ງນີ້ຊ່ວຍເຊື່ອມຕໍ່ຊ່ອງຫວ່າງລະຫວ່າງໄຟລ໌ເອກະສານທີ່ເປັນເອກະສານກົດກະດານແລະຂະບວນການເຮັດວຽກດິຈິຕອລ, ໂດຍສະເພາະໃນອຸດສາຫະກໍາດ້ານສຸຂະພາບ ບ່ອນທີ່ 68% ຂອງອົງກອນຍັງຂຶ້ນກັບລະບົບຮ່າງກາຍ-ດິຈິຕອລ.

ການຈັດລຽງໄຟລ໌ຕາມຄວາມສໍາຄັນ ແລະ ຄວາມຖີ່ໃນການໃຊ້ງານເພື່ອຍົກສູງປະສິດທິພາບ

ໃຫ້ຄວາມສໍາຄັນກັບພື້ນທີ່ຕັ້ງແນວຕັ້ງໃນຕູ້ເກັບເອກະສານ:

1. ລິ້ນຊັກທີ່ຢູ່ລະດັບຕາ : ໄຟລ໌ໂຄງການທີ່ໃຊ້ປະຈໍາວັນ
2. ລິ້ນຊັກລຸ່ມ : ລາຍງານປະຈໍາໄຕມາດ
3. ລິ້ນຊັກເທິງ : ບັນທຶກຂໍ້ມູນລູກຄ້າທີ່ຖືກເກັບອົງ
   ການສໍາຫຼວດປີ 2023 ພົບວ່າ ສຳນັກງານທີ່ໃຊ້ລະບົບ “ແບ່ງເຂດ” ນີ້ ມີການຫຼຸດຜ່ອນເວລາໃນການເຂົ້າເຖິງເອກະສານສໍາຄັນລົງ 52% ເມື່ອທຽບກັບການຈັດເກັບແບບສຸ່ມ.

ການເພີ່ມປະສິດທິພາບຂອງພື້ນທີ່ດ້ວຍການແກ້ໄຂບັນຫາການຈັດເກັບເອກະສານແບບຕິດຝາ ແລະ ຕັ້ງແນວຕັ້ງ

ຜູ້ຈັດການເອກະສານແບບຕິດຝາເປັນວິທີແກ້ໄຂສຳລັບຫ້ອງການຂະໜາດນ້ອຍ

ການຕິດເອກະສານໄວ້ຕາມຝາຊ່ວຍປ່ຽນພື້ນທີ່ແນວຕັ້ງທີ່ເຄີຍຖືກເສຍໄປໃຫ້ກາຍເປັນສິ່ງທີ່ເປັນປະໂຫຍດ, ໂດຍສະເພາະສຳຄັນສຳລັບຫ້ອງການຂະໜາດນ້ອຍ. ລະບົບຕິດຝາຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ພື້ນໂດຍບໍ່ໄດ້ເຮັດໃຫ້ການຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ຕ້ອງການຍາກຂຶ້ນ. ສິ່ງນີ້ມີຄວາມໝາຍຫຼາຍໃນສະຖານທີ່ເຮັດວຽກໃນມື້ນີ້ ທີ່ຄົນຕ້ອງການທັງພື້ນທີ່ສ່ວນຕົວ ແລະ ພື້ນທີ່ສຳລັບການເຮັດວຽກຮ່ວມກັນເປັນທີມ. ຕາມການສຶກສາລ້າສຸດຈາກ Gensler ໃນປີ 2023, ບໍລິສັດທີ່ປ່ຽນມາໃຊ້ການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນແບບຕິດຝາ ໄດ້ເຫັນພື້ນທີ່ເຮັດວຽກທີ່ມີຢູ່ເພີ່ມຂຶ້ນປະມານ 22%. ນີ້ເຂົ້າໃຈໄດ້, ເນື່ອງຈາກການຈັດລຽງຂໍ້ມູນແບບແນວຕັ້ງໃຫ້ພື້ນທີ່ຫຼາຍຂຶ້ນສຳລັບການເຄື່ອນຍ້າຍ ແລະ ການເຮັດວຽກຈິງ.

ການເກັບຮັກສາແບບແນວຕັ້ງ ແລະ ວິທີການຈັດເກັບທາງດ້ານອະວະກາດເພື່ອປ່ອຍພື້ນທີ່ພື້ນ

ຕູ້ເກັບໄຟລ໌ແນວຕັ້ງທີ່ທັນສະໄໝນຳໃຊ້ຊັ້ນຈັດເກັບແບ່ງຕາມຂັ້ນ ແລະ ການຊິງຊັ້ນກັນໄດ້ເພື່ອເກັບໄຟລ໌ໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນ 40–60% ຕໍ່ຕາແມັດ ເມື່ອປຽບທຽບກັບຕູ້ເກັບແບບດັ້ງເດີມ. ວິທີການນີ້ກໍຄືກັບຫຼັກການຫ້ອງການທີ່ມີປະສິດທິພາບໂດຍ:

• ຫຼຸດຜ່ອນຊ່ອງຫວ່າງທີ່ບໍ່ຈຳເປັນລະຫວ່າງຕູ້ເກັບ
• ລວມເອົາເອກະສານທີ່ມີຄວາມສຳຄັນສູງໄວ້ໃນລະດັບຄວາມສະດວກສະບາຍ
• ອະນຸຍາດໃຫ້ສາມາດຈັດລຽງໃໝ່ໄດ້ເມື່ອຂະໜາດທີມງານ ຫຼື ລະບົບການເຮັດວຽກປ່ຽນແປງ

ຂໍ້ມູນ: ຫ້ອງການທີ່ນຳໃຊ້ການຈັດເກັບແບບປະຢັດພື້ນທີ່ເຫັນວ່າພື້ນທີ່ໃຊ້ງານໄດ້ເພີ່ມຂຶ້ນ 22% (Gensler, 2023)

ປັດຈຸບັນພວກເຮົາສັງເກດເຫັນວ່າມີບໍລິສັດຫຼາຍຂຶ້ນທີ່ຫັນມາໃຊ້ການຈັດເກັບແບບຕັ້ງໂຕ້ະ ແລະ ມັນເປັນສ່ວນໜຶ່ງຂອງການປ່ຽນແປງຄັ້ງໃຫຍ່ທີ່ເກີດຂຶ້ນໃນພື້ນທີ່ຫ້ອງການ. ຂໍໃຫ້ພວກເຮົາຄິດໄລ່ຢ່າງໄວວາ: ເມື່ອຫ້ອງການນຳໃຊ້ວິທີການເກັບຮັກສາແບບອັດສະຈັນເຫຼົ່ານີ້, ພວກເຂົາມັກຈະໄດ້ຮັບພື້ນທີ່ຄືນມາປະມານ 22 ຕາແມັດ ສຳລັບທຸກໆ 100 ຕາແມັດຂອງພື້ນທີ່. ນັ້ນໝາຍຄວາມວ່າມຸມທີ່ເຄີຍເສຍໄປ ແລະ ທາງຍ່າງທີ່ມີຂອງກະທຳ ກໍຈະກາຍເປັນພື້ນທີ່ທີ່ສາມາດໃຊ້ງານໄດ້ອີກຄັ້ງ. ສ່ວນຫຼາຍທຸລະກິດຈະນຳພື້ນທີ່ເພີ່ມເຕີມນີ້ໄປໃຊ້ໃຫ້ເກີດປະໂຫຍດໂດຍການສ້າງບ່ອນທີ່ທີມງານສາມາດເຮັດວຽກຮ່ວມກັນໄດ້ດີຂຶ້ນ ຫຼື ຈັດຕັ້ງພື້ນທີ່ດ້ານສຸຂະພາບ. ການປັບປຸງແບບນີ້ມີຄວາມໝາຍຫຼາຍໃນປັດຈຸບັນ ໃນຂະນະທີ່ຄົນກຳລັງກັບຄືນໄປຫ້ອງການຫຼັງຈາກຂໍ້ຈຳກັດດ້ານການລະບາດ. ພະນັກງານທີ່ມີຄວາມສຸກມັກຈະຢູ່ນານຂຶ້ນ ແລະ ປະສິດທິພາບການເຮັດວຽກດີຂຶ້ນເມື່ອສະຖານທີ່ເຮັດວຽກຂອງພວກເຂົາຮູ້ສຶກວ່າເຮັດວຽກໄດ້ດີ ແລະ ຖືກອອກແບບຢ່າງມີຈຸດປະສົງ.

ເຊື່ອມຕໍ່ລະຫວ່າງຮູບແບບດິຈິຕອນ ແລະ ຮູບແບບຟິດ: ໂຄດ QR, Cloud Sync, ແລະ ຄວາມສົມດຸນລະຫວ່າງເອກະສານກົດ ແລະ ດິຈິຕອນ

ຫ້ອງການທີ່ທັນສະໄໝ ກຳລັງປະສົມລະບົບການເກັບຮັກສາເອກະສານແບບດັ້ງເດີມເຂົ້າກັບຂະບວນການເຮັດວຽກແບບດິຈິຕອລ ເພື່ອຕອບສະໜອງຄວາມຕ້ອງການຂອງອົງກອນທີ່ມີການປ່ຽນແປງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ການຜະສົມນີ້ຊ່ວຍສ້າງສະພາບແວດລ້ອມຮ່ວມທີ່ການຈັດການເອກະສານທີ່ມີຮູບຮ່າງ ສາມາດຢູ່ຮ່ວມກັນໄດ້ກັບປະສິດທິພາບຂອງລະບົບດິຈິຕອລ.

ການເຊື່ອມຕໍ່ລະບົບການເກັບຮັກສາເອກະສານແບບດັ້ງເດີມກັບຂະບວນການເຮັດວຽກແບບດິຈິຕອລ ໂດຍຜ່ານການສະແກນ

ຫ້ອງການຕ່າງໆ ກຳລັງນຳໃຊ້ເຄື່ອງສະແກນຄວາມໄວສູງ ເພື່ອດິຈິຕອລໄຟລ໌ເອກະສານຈາກຕູ້ເກັບເອກະສານໂດຍກົງ, ເພື່ອໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າ ເອກະສານສຳຄັນຍັງສາມາດຊອກຫາໄດ້ໃນຖານຂໍ້ມູນດິຈິຕອລ. ການສຳຫຼວດປີ 2023 ໄດ້ເປີດເຜີຍວ່າ 68% ຂອງທຸລະກິດທີ່ໃຊ້ວິທີການຮ່ວມນີ້ ໄດ້ຫຼຸດຜ່ອນເອກະສານທີ່ຖືກຈັດເກັບຜິດລົງ 40% ເມື່ອທຽບກັບລະບົບທີ່ເຮັດທຸກຢ່າງດ້ວຍມື.

ການນຳໃຊ້ລະຫັດ QR ຢູ່ຕູ້ເກັບເອກະສານເພື່ອເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນດິຈິຕອລໄດ້ທັນທີ

ຜູ້ໃຫ້ບໍລິການຊັ້ນນຳ ປັດຈຸບັນນີ້ໄດ້ຝັງລະຫັດ QR (Quick Response) ໄວ້ທີ່ດ້ານນອກຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານ, ເພື່ອໃຫ້ພະນັກງານສາມາດສະແກນ ແລະ ດຶງເອົາໄຟລ໌ດິຈິຕອລໄດ້ຜ່ານອຸປະກອນມືຖື. ຫ້ອງການທີ່ໄດ້ນຳໃຊ້ລະບົບລະຫັດ QR ລາຍງານວ່າ ເວລາທີ່ໃຊ້ໃນການຊອກຫາເອກະສານຫຼຸດລົງ 35%, ໃນຂະນະທີ່ອັດຕາຂໍ້ຜິດພາດຫຼຸດລົງ 27% ໃນການທົດລອງໃນດ້ານຄລີນິກ.

ການເຊື່ອມຕໍ່ພື້ນທີ່ຈັດເກັບຂໍ້ມູນໃນເມฆໄຟຟ້າກັບລະບົບຕິດຕາມເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍ

ປ້າຍຕິດຕາມອັດຕະໂນມັດຈະປັບປຸງຂໍ້ມູນຕຳແຫນ່ງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໃຫ້ຖືກຕ້ອງກັບພື້ນທີ່ຈັດເກັບຂໍ້ມູນໃນເມຄໄຟຟ້າເຊັ່ນ: SharePoint ຫຼື Google Drive. ເມື່ອ folder ໜຶ່ງຖືກເອົາອອກຈາກຕູ້ເກັບ, ລະບົບຈັດເກັບຂໍ້ມູນໃນເມຄໄຟຟ້າຈະຖືກປັບປຸງທັນທີ - ໂດຍ 84% ຂອງບໍລິສັດດ້ານກົດໝາຍໃນປີ 2024 ພິຈາລະນາວ່າ “ສຳຄັນຢ່າງຍິ່ງ” ສຳລັບການຕິດຕາມຜົນການກວດກາ.

ຂໍ້ຂັດແຍ້ງຂອງອຸດສາຫະກໍາ: ການຢູ່ລອດຂອງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໃນຍຸກດິຈິຕອນທີ່ຖືກເອີ້ນວ່າ "ບໍ່ໃຊ້ເອກະສານ"

ເຖິງແມ່ນວ່າຈະມີການຄາດຄະເນວ່າສະຖານທີ່ເຮັດວຽກຈະບໍ່ໃຊ້ເອກະສານ, ແຕ່ກໍຍັງມີ 62% ຂອງສະຖາບັນດ້ານການເງິນທີ່ຍັງຄົງຮັກສາສັນຍາທາງດ້ານຮ່າງກາຍ (Forrester, 2023), ໂດຍກ່າວເຖິງຄວາມຕ້ອງການດ້ານການປະຕິບັດຕາມ ແລະ ຄວາມມັກຂອງຜູ້ມີສ່ວນກ່ຽວຂ້ອງ. ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ມີລະບົບຕິດຕາມ RFID ດຽວນີ້ຊ່ວຍເຊື່ອມຕໍ່ຊ່ອງຫວ່າງນີ້, ເຮັດໃຫ້ສາມາດປ້ອງກັນເອກະສານທີ່ລະອຽດອ່ອນທີ່ຕ້ອງການສຳເນົາທີ່ຈັບຕ້ອງໄດ້ໄດ້ຮັບຄວາມປອດໄພສອງຊັ້ນ.

ຄຳຖາມທີ່ພົບເລື້ອຍ

ເຫດຜົນໃດທີ່ເຮັດໃຫ້ຕູ້ເກັບເອກະສານຍັງຖືກນຳໃຊ້ໃນຫ້ອງການທີ່ທັນສະໄໝ ໃນຂະນະທີ່ມີພື້ນທີ່ຈັດເກັບຂໍ້ມູນໃນເມຄໄຟຟ້າ?

ໂຕະເກັບໄຟລ໌ຍັງຄົງຈຳເປັນສຳລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍທີ່ມີຄວາມລະອຽດອ່ອນ ຫຼື ເອກະສານຕົ້ນສະບັບ ເຊັ່ນ: ສັນຍາທີ່ໄດ້ລົງນາມແລ້ວ ແລະ ບັນທຶກຕ່າງໆ ທີ່ບໍ່ສາມາດດິຈິຕອລໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ. ພວກມັນໃຫ້ພື້ນທີ່ເກັບຮັກສາທາງດ້ານຮ່າງກາຍທີ່ຈຳເປັນ ສຳລັບເຫດຜົນດ້ານການປະຕິບັດຕາມ ແລະ ຄວາມປອດໄພ.

ໂຕະເກັບໄຟລ໌ແນວຕັ້ງ ແລະ ແນວຂ້າງມີຄວາມແຕກຕ່າງກັນແນວໃດ?

ໂຕະເກັບໄຟລ໌ແນວຕັ້ງມີຄວາມເລິກ ແລະ ເໝາະສຳລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານມາດຕະຖານ ເຊິ່ງເຂົ້າກັນໄດ້ດີກັບພື້ນທີ່ແຄບ. ໂຕະເກັບໄມລ໌ແນວຂ້າງມີຂະໜາດກວ້າງກວ່າ, ເໝາະສຳລັບເອກະສານຂະໜາດໃຫຍ່ທີ່ອາດຈະບໍ່ເຂົ້າກັບການເກັບແບບຕັ້ງ, ໃຫ້ວິທີການທີ່ຍືດຫຍຸ່ນເມື່ອນຳມາປະສົມປະສານກັນ.

ໂຕະເກັບໄຟລ໌ທີ່ເຮັດດ້ວຍໂລຫະດີກວ່າໄມ້ບໍ?

ໂຕະເກັບໄຟລ໌ທີ່ເຮັດດ້ວຍໂລຫະໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວຈະແຂງແຮງກວ່າ, ຕ້ານທານຕໍ່ການບາດເປັນຮອຍ ແລະ ຕໍ່ໄຟໄໝ້ໄດ້ດີກວ່າໄມ້. ພວກມັນເໝາະສຳລັບສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີການເຮັດວຽກຫຼາຍ. ໂຕະເກັບໄຟລ໌ທີ່ເຮັດດ້ວຍໄມ້, ເຖິງແມ່ນວ່າຈະມີຮູບລັກສະນະງາມ, ແຕ່ຈະສະແດງຄວາມເສຍຫາຍໄດ້ໄວກວ່າ ແລະ ອາດຈະບໍ່ຮັບນ້ຳໜັກຫຼາຍໄດ້ດີເທົ່າກັບໂລຫະ.

ຂໍ້ດີຂອງການນຳໃຊ້ລະຫັດ QR ແລະ ການເຊື່ອມຕໍ່ກັບຄລາວດ໌ (cloud) ໃນລະບົບການເກັບໄຟລ໌ທາງດ້ານຮ່າງກາຍມີຫຍັງແດ່?

ລະຫັດ QR ແລະ ການເຊື່ອມຕໍ່ກັບຄລາວດ໌ ຊ່ວຍໃຫ້ເຂົ້າເຖິງເອກະສານ ແລະ ຕິດຕາມໄດ້ດີຂຶ້ນ, ລົດເວລາ ແລະ ຄວາມຜິດພາດໃນການຊອກຫາ. ມັນສ້າງການເຊື່ອມຕໍ່ຢ່າງລຽບລຽງລະຫວ່າງເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍ ແລະ ບັນທຶກດິຈິຕອນ, ເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນສະພາບແວດລ້ອມຫ້ອງການຮ່ວມ.