Kā izvēlēties pareizo dokumentu skapi jūsu birojam

Dokumentu skapju veidi biroja lietošanai

Vertikālie dokumentu skapji: Telpas ietaupīšanas risinājumi

Vertikāli uzstādīti failēšanas skapji lieliski darbojas, kad biroja telpa ir dārga, it īpaši šajās nelielās uzņēmējdarbības vietās, kur katrs kvadrātmetrs ir svarīgs. Visas šīs vienības ideja ir vērst augšā, nevis ārā, lai tās varētu iekļūt stūros vai uz sienām, kur tradicionālie skapji aizņemtu pārāk daudz vietas. Lielākā daļa no tām nav pārāk plašas, kas nozīmē, ka tās var slept tieši zem galda vai iespiest tajā nepatīkamā atstarpā starp mēbeles gabaliem, neizmantojot daudz slodzes. Labas kvalitātes vertikālais skaps izturēs gan standarta burtu izmēra papīrus, gan garākos juridiskos dokumentus, tāpēc nav nepieciešams izmantot vairākas glabāšanas iespējas. Daudziem mūsdienu versijām ir uzstādītas arī regulējamas noliktavas, un dažās ir atvērti augšējie, kas ļauj darbiniekiem ātri nopirkt to, kas viņiem vajadzīgs, bez tam, ka viņiem būtu jāapgrūž caur failus. Šāda organizācija palīdz saglabāt kārtību, neradot nevienlīdzību.

Lai izpētītu uzticamu variantu starp vertikālajiem dokumentu skapjiem, kas līdzsvaro pieejamību un kvalitāti, apsveriet Meet&Co Vertical Filing Cabinet .

Horizontālie dokumentu skapji: maksimāli palielina uzglabāšanas ietilpību

Kad birojiem ir nepieciešami nopietni glabāšanas risinājumi, sānu failēšanas skapji ir ļoti noderīgi ar savu plašu izskatu, kas ļauj atvērt daudz vietas visus tos papīra darbus. Horizontālā uzstādīšana padara failu meklēšanu daudz vieglāku, jo viss ir plāksnē, nevis liek cilvēkiem meklēt loksnēs. Šie skapji labi iekļūst lielākajā daļā biroja telpu, neietverot sienas augstumu, kā to dara tradicionālie vertikālie modeļi. Vairums modeļu ir aprīkoti ar bloķēm, kas ir diezgan svarīgi, lai saglabātu konfidenciālu lietu drošību, vienlaikus saglabājot to tīru organizētu izskatu, ko klienti sagaida redzēt jebkurā profesionālajā vietā.

Tiems, kas meklē sāniski lietojamu dokumentu skapi, kurš piedāvā gan stilu, gan funkcionalitāti, modelis Bush Furniture Lateral Filing Cabinet ir vērts apsvēršanas.

Mobilo un ugunsdrošo opciju pielāgotībai un drošībai

Rullējošās datora kastes nodrošina elastību darbavietām, kurās regulāri ir jāapstrādā. Ar rotorēm darbinieki var tos pārvietot, kad vien ir nepieciešams mainīt telpu vai kad konkrēti nodaļi pieaug vai samazinās. Tomēr dokumentiem nav nekālu, kas būtu labāks par ugunsdrošību. Šie speciālie skapji aizsargā svarīgus papīrus no uguns un parasti iztur stingrus drošības testus, ko nosaka regulatīvās iestādes. Daudziem modeļiem tagad ir apvienota ugunsdrošība ar ūdensnecaurlaidīgu spēju, pateicoties progresīvām kompozīta konstrukcijas metodēm. Izskatot abas kategorijas kopā, uzņēmumi parasti iegūst labāku ilgtermiņa vērtību, vienlaikus samazinot potenciālos zaudējumus, ko rada negadījumi vai katastrofas, kas citādi varētu iznīcināt kritiskos datus, kas glabāti standarta metāla traukos.

Lai iegūtu mobilo failu skapi, kas apvieno elastīgumu un noderīgumu, apskatiet Hon 2-Drawer Vertical Filing Cabinet .

Vispār nosakot pareizo veidu failu skapja izvēlei, ir svarīgi optimizēt jūsu biroja organizācijas stratēģiju. Izvēloties skapi, kas atbilst jūsu konkrētajām vajadzībām, varat palielināt efektivitāti un nodrošināt svarīgu dokumentu drošību.

Materiāla izvēle: metāls pret koku

Metāla dokumentu skapju priekšrocības biroja vidē

Stāļu datortīki ir kļuvuši par standartpakalpojumu vairumā biroju, jo tie vienkārši neizslēdzas kā citi materiāli. Viņu izturība pret jebkāda veida smagu izturēšanos daudzviet, kur cilvēki katru dienu izvelk un ievieto datortīklus. Lielākā daļa tērauda modeļu arī mūsdienās ir ar godīgiem bloķiem, kā arī ar glindējošiem pārklājumiem, kas izturas pret rāmjiem ikdienas lietošanā. Bet tas, kas patiešām ir svarīgi, ir tas, cik ilgi šie darbi ilgst. Labas kvalitātes metāla skaps strādā birojā desmitgadēs, bez tam, ka to būtu jāaizstāj, un tas ilgtermiņā ietaupīs naudu. To tīrīšana ir vienkārša, parasti tikai virsmas nosūcēšana, nevis kokvilnas sēklām vai termītu problēmām, kas ir tādas, kas ir saistītas ar kokvilnas alternatīvām. Turklāt daudzi ražotāji ražo tērauda skapus saskaņā ar stingriem drošības noteikumiem, tāpēc uzņēmumi, kas ir ieinteresēti datu aizsardzības un regulatīvo prasību jomā, parasti pievērš uzmanību šiem variantiem, aprīkojot savu darba telpu.

Koka skapju estētiskais un funkcionālais pielietojums

Kokvilnas apvalks sniedz konkrētu klasisku krāsu biroja telpām, kas patiešām izšķiro no mūsdienu dekorācijas stila. Turklāt šie izstrādājumi rada siltu atmosfēru darba telpā. Sastāvs no dārga koka grauda rada augstas kvalitātes atmosfēru, kas var paaugstināt atmosfēru birojā un noteikti liek klientiem labāk domāt par uzņēmumu, kad viņi ierodas. Uz kokvilnas kastēm ir uzstādīti dažādi sižeti, sākot ar standarta izmēriem un beidzot ar speciāliem dokumentiem un aprūpējumiem. Dažiem modeļiem pat ir regulējamas sienas iekšpusē. Tas, kas ir lieliski, ir tas, cik daudzveidīgi viņi izskatās. Vairums ražotāju piedāvā dažādas krāsas, krāsas un aparatūras izvēles, lai uzņēmumi varētu atbilst saviem esošajiem krāsu shēmiem vai zīmola identitātes. Labi izvēlētais koka skaps vairs nav tikai noliktavā, tas kļūst par daļu no tā, kas nosaka personību.

Izvēloties Pareizo Izmēru un Konfigurāciju

Novērtējot Biroja Plānojumu un Grīdas Platību

Lai uzlādētu failus pareizajās vietās, ir ļoti svarīgi iepazīties ar biroja izskatu un platību. Tā, kā šīs lietas tiek novietojamas, ietekmē, cik produktivs cilvēks paliek un vai cilvēki var ātri atrast to, kas viņiem vajadzīgs. Ja kāds skatās, kur cilvēki dabīgi iet caur biroju un kā darbs tiek darīts no dienas uz dienu, viņi izdomās labākas vietas šiem skapjiem, kas padara visu virzīt vieglāk un ietaupīt laiku meklējot dokumentus. Pirms iepērkšanas precīzi izmērot apvalkus, var izvairīties no situācijām, kad tie aizņem pārāk daudz vietas vai atstāj nepatīkamus triecienos starp galda un sienu. Un neaizmirsīsim arī par moduļu mēbeles izvēlēm. Šādas pielāgojamas daļas padara biroju izskatīties skaisti, tomēr saglabājot funkciju, ļaujot uzņēmumiem pielāgot savu izskatu, pamatojoties uz to, kas viņiem personīgi vislabāk patīk.

Izvēle starp vēstuļu lieluma un juridisko lieluma atvilktnēm

Ja jūs iegādājāties failēšanas skapus, jums ir jāparedz pareiza izmērs, lai dokumenti būtu pareizi organizēti dažādās birojās. Vairums skapju ir ar burtu izmēra (ap 8,5 x 11 collu) vai likumīgā izmēra (ap 8,5 x 14 collu) lapu. Ir svarīgi, lai šie izmēri atbilst papīra veida, ko izmanto visbiežāk. Standarta biroja papīri labi iekļūst burtu lieluma kārtuvās, bet lielākiem līgumiem un juridiskajiem dokumentiem ir nepieciešama papildu vieta, ko nodrošina normālā lieluma kārtuvās. Dažu jaunu vadu modeļu kastēs ir šķēpes, ko var nomainīt atkarībā no vajadzības, un tas sniedz uzņēmumiem reālu elastību, jo dokumentu glabāšanas vajadzības laika gaitā mainās. Pārskatot, cik bieži ir pieejamas noteiktas dokumentācijas, var noteikt, kur tās jānosūta. Ja daudz izmantotos priekšmetus var viegli nokļūt un mazāk bieži izmantotos dokumentus glabā dziļāk, tiek panākts labāks darba plūsma un viss netiek pārvērsts haosā.

Būtiskās drošības funkcijas dokumentu aizsardzībai

Aizslēgošanas mehānismi un piekļuves kontrole

Lai saglabātu arhivēm drošību un aizsargātu konfidenciālus dokumentus no ziņkārīgām acīm, ir ļoti svarīgi, lai būtu labi aizslēgtas sistēmas. Lielākā daļa mūsdienu skapju piedāvā vairākus slēgšanas veidus, tostarp standarta atslēgu slēgšanas, skaitļu kombinācijas slēgšanas un pat digitālo slēgšanas risinājumus, kas visi piedāvā dažādus aizsardzības līmeņus atkarībā no nepieciešamības. Daži modeļi iet vēl tālāk ar papildu piekļuves kontroli, kas ierobežo, kurš var atvērt konkrētus failus, kas kļūst ļoti svarīgi tādos sektoros kā veselības aprūpe vai finanšu pakalpojumi, kur datu privātuma noteikumi ir stingri. Organizācijām, kas apsver savas drošības iespējas, būtu jānovērš ne tikai to, cik drošs viņi vēlas, bet arī to, kādi juridiskie standarti tiem īpaši attiecas, jo atbilstība bieži dikta minimālās drošības prasības daudzās uzņēmējdarbības vietās.

Ugunsizturības rādītāji un ūdensnecaurlaidība

Apdrošināt svarīgu dokumentu glabāšanu ugunsdrošībā ir ļoti svarīgi, ja ugunsgrēks noticis. Zināt, ko šie ugunsgrēku rādītāji nozīmē, ir ļoti svarīgi ikvienam, kas meklē glabāšanas risinājumus. Piemēram, UL vērtējumi norāda, cik labi apvalks pēc standartizēta testu faktiski izturas pret liesmām. Daudzi aizmirst arī par ūdens aizsardzību. Ne tikai ūdensapgādes gadījumā ir noderīgi ūdensapgādes elementi, bet arī tad, ja netīrā veidā izplūst ūdens vai pat sprinkleru sistēma nav funkcionējusi pareizi. Uzņēmumiem patiešām būtu jāapdomā, ar kādām problēmām tie saskaras katru dienu, pirms izvēlas skapjus. Pareiza novērtēšana padarīs visu atšķirību, lai aizsargātu jutīgu informāciju, vai nu tas ir dūmu pilns gaiss vai noslaucīts papīrs, kas apdraud dokumentu integritāti.

Dokumentu skapja iegādes izmaksu plānošana

Izdevīgi risinājumi maziem birojiem

Mazām birojām ir jāierasto failēšanas risinājumi, kas neizsūkna to budžetu, bet tomēr labi strādā katru dienu. Pārskatot lietotas kastes vai lētākos modeļus, kuros ir pietiekami daudz lietas, ir saprātīgi, lai sāktu lielāko daļu uzņēmējdarbības. Šādas iespējas ietaupīja naudu, neietekmējot to, kas ir visvairāk svarīgi ikdienas darbībā. Modulārie skapji ir vēl viens gudrs virziens, jo tie aug ar biznesu, tāpēc nav nepieciešams tērēt daudz naudas vienu reizi, kad mainās telpas prasības. Kad iepirkaties, neaizmirstiet domāt par to, ka cena ir mazāka. Arī uzturēšanas izmaksas ir svarīgas, īpaši tās mazās lietas, kas uzkrājas pēc gadiem ilga regulāra lietošana. Sākumā labs kabinetis var būt dārgāks, bet vēlāk tas var pasargāt no galvassāpes.

Īpašības ilgmūžība pret sākotnējām izmaksām

Augstas kvalitātes failēšanas skapji parasti maksā vairāk, bet parasti ilgāk izturas nekā lētākas alternatīvas. Izskatot tērauda vai smago metāla materiālus, ir saprātīgi pārbaudīt, cik ilgi šie skapji patiešām izturas, pirms nepieciešams nomainīt. Drīzāk dārgāks skaps varētu ietaupīt naudu, jo to nav nepieciešams nomainīt ik pēc dažiem gadiem. Ir vērts pārbaudīt arī garantijas termiņus, jo uzņēmumi reti piedāvā garas garantijas produktiem, par kuriem viņi zina, ka tie ātri bojāsies. Lielākā daļa mazu biroju uzskata, ka, ja tagad viņi tērē nedaudz vairāk, tad vēlāk, kad viņiem ir jāapstrādā ar izkārnījumiem vai saplūstām sijām, viņiem ir mazāk galvassāpes. Pienākums, ka ir labi līdzsvarots konstrukcijas kvalitāte un būtiskas īpašības, palīdz jebkuram uzņēmumam organizēt dokumentus bez pastāvīgas frustrācijas vai neparedzētu izdevumu.