Me disponimin e të dhenave në sot, menaxhim i efektiv i skedarëve dhe dokumenteve është më pasur se kurrë. Skapet e arkivimit janë kolona vertikale e një hapësire organizuar siç ndihmojnë individet dhe bizneset në organizimin e dokumenteve të tyre. Në këtë artikull, do të shpjegojmë të gjitha llojet e skapeve të arkivimit që gjenen në treg, si të organizohen dokumentet në skapët e arkivimit, dhe avantazhet e skapeve të arkivimit.
Pse Skapat e Arkivimit Janë Rëndesishme dhe Përdorimet e Tjera të Tyre
Skapat e arkivimit shërben si një pajisje për ruajtje dhe një pajisje për ruajtje nënjëherë. Kategorizimi, aksesi dhe mbrojtja e shumë dokumente jepet me siguri. Të ketë zonat e ndryshme për dokumente të rëndësishme në shtëpi dhe në oficinë ngrit produktivitetin duke larguar sipërflueshmërinë. Ruajtja e informacionit është e lehtë që nga dokumentet mund të ruhen në sekonda, duke lejuar më tepër fokus në pyetjet e akuta.
Llojet e Skapeve të Arkivimit
Llojet e ndryshme të armarëve për arkiv luan rol dhe qëndrojnë në funksione të ndryshme. Shumica e njerëzve janë të njohur me armarët vertikale për arkiv, armarët latérale për arkiv apo armarët largjake për arkiv. Këto lloje armarash janë veçanërisht përdorur në biurra me kufizime hapësira. Armarët vertikale përdoren për depozitimin e dokumenteve dhe kartelave në vendet ku hapësira vertikale është e mjaftueshme. Përdoruesit e dizajnit moderne të biurit kanë preferencë për armarët laterale, sepse këto kanë largjet më të gjerë, janë pjesërisht teleskopike dhe lejojnë hyrjen më lehtër në kartela. Ekzistojnë gjithashtu armarë largjake për arkiv, që lejojnë përdoruesve të arrinë më lehtë në kartela, pasi mund të largohen nga një vende në tjetër.
Zgjedhja e një armarë për arkiv
Mund të marrni parasysh përmasat, materiale, nivelin e veçanive të sigurisë dhe njohurin para se të blini një ark kartelash. Arkat e çeliku janë më të trillt dhe të sigurt në krahasim me ato të lignit, por arkat e çeliku janë larg. Caktoni numrin e lave të kufizuara që ka nevojë një ark kartelash për të ruajtur dokumenta ndjesore në mënyrë të sigurta. Sigurohuni që të gjitha dokumentat që do të ruhen në një ark kartelash mund të plotësohen, dhe që madhësia e arkut të jetë e përshtatshme për numrin e dokumenteve.
Metodat Më Efikase të Largimit të Dokumenteve
Organizimi i skedarëve në mënyrë e duhur mund të jetë më efikas me këto metoda: vendosja e rregullave si p.sh. konventet e emrimit, kategoritë e dosjeve, formate parapëlqyera, shenjimi i plotë, llojet e arkivimit, etj. Kjo metodë do të jetë e mëparshme për arka dhe dosjet e arkivit. Filloni me llojet e skedarëve që do të mbushen, si p.sh. Financiar, Kontrata, Komunikime, etj, duke përdorur dosjet e etiketuar personalisht larg dosjeve të arkivit. Për të shmangur larg dhe brinjen e dosjeve, skedarët duhet të vendosen pa vonesë në dosja e duhur. Largimi i dokumenteve që kanë kaluar përdorimin e tyre ofron rend dhe skedarë të rëndësishëm.
Evolutiona e Praktikës së Menaxhimit të Dokumenteve
Me larg dhe evolucionin e teknologjisë, boti i menaxhimit të dokumenteve ndryshon dhe përmirësohet përputhshmërisht. Disa njerëz ende mbajnë arkiv me kartela sepse mendojnë se janë të rëndësishme, por teknologjia po ta zëvendëson ato sot. Në kohët e fundit, arkaive me kartela janë zëvendëzuar nga sisteme depozitimi në re kaq shumë me software menaxhim dokumentesh, që shërben si versioni moderne i arkaive me kartela. Arkaive fizike me kartela janë ende të rëndësishme për shumicën e korporatave që han drejt dokumenteve nëpërmjet ditës. Ata përfaqesojnë një erë të re ku një organizacion mund të përdorë të dy: arkaive me kartela dhe teknologjinë më të re për operacionet e saj - çfarë quhet hibrid.
Për të kryer, skapet e arkivimit mbajnë të jeton si një sistem i sigurt për depozitimin e dokumenteve. Duke kuptuar llojet e ndryshme të skapeve të arkivimit që janë në treg, përdoruesit janë në gjendje të njehsojnë cilat janë ideale për nevojtë e tyre specifike. Me një menaxhim të mirë të hapësirës së punës, produktiviteti mund të rritet për të dyja, individet dhe bizneset. Nga momenti që metodat e arkivimit vazhdojnë të bëhen më shumë digitale dhe të kërkojnë më pak hapësirë fizike, skapat e arkivimit janë edhe nënt asa rëndeshta si kurrë.