Sa raspoloživost još tako mnogo podataka danas, efikasan upravljanje fajlovima i dokumentima je veoma kritično. Kartotekarske skrinje su backbone organizovanog radnog prostora jer pomažu pojedincima i preduzećima da organizuju svoje dokumente. U ovom članku ćemo objasniti sve vrste kartotekarskih skrinji koje su dostupne na tržištu, kako tačno organizovati dokumente u kartotekarskim skrinjama, i prednosti kartotekarskih skrinji.
Zašto su kartotekarske skrinje važne i njihove druge upotrebe
Kartotekarske skrinje služe kao uređaj za štednju prostora i kao depo istovremeno. Kategorizacija, pristupačnost i zaštita ogromnog broja dokumenata su osigurane. Imajući određene oblasti za važne dokumente i kod kuće i u kancelariji povećava produktivnost smanjujući zastoje. Čuvanje informacija je izuzetno jednostavno kada se dokumenti mogu sačuvati u samo nekoliko sekundi, omogućavajući veći fokus na hitne pitanja.
Vrste kartotekarskih skrinji
Različiti tipovi arhivskih šifonjera služe različitim svrham. Većina ljudi je upoznata sa vertikalnim arhivskim šifonjerima, lateralnim šifonjerima ili mobilnim šifonjerima. Ovi tipovi šifonjera su posebno korisni u uredima sa prostornim ograničenjima. Vertikalni šifonjeri služe za čuvanje dokumenata i datoteka na mestima gde je vertikalni prostor dovoljan. Moderni korisnici dizajna ureda imaju preferenciju za lateralne šifonjere, jer imaju šire sklopove, delimično su teleskopski i olakšavaju pristup dokumentima. Postoje i mobilni arhivski šifonjeri koji omogućavaju korisnicima lakši pristup dokumentima, budući da se mogu pomerati sa jednog na drugo mesto.
Izbor arhivskog šifonjera
Razmotrite dimenzije, materijale, nivo sigurnosnih karakteristika i izgled pre nego što kupite arhivski škaf. Čelikasti škafovi su tržeći i sigurniji od drvenih, ali čelikasti škafovi su ružni. Odredite broj zaključanih vrata koje arhivski škaf treba da ima kako bi se osjetljivi dokumenti sigurno smeštali. Uverite se da svi dokumenti koji treba da se smeste u arhivski škaf mogu biti smješteni i da je veličina arhivskog škafa odgovarajuća za broj dokumenata.
Najefikasnije načine arhiviranja dokumenata
Organizovanje fajlova na odgovaran način može biti efikasnije kroz ove metode: postavljanje pravila kao što su konvencije za imenovanje, kategorije fascikli, pogodni formati, detaljna označavanja, vrste arhiviranja, itd. Ova metoda će biti najbolja za arhivske šuplje i fascikle. Počnite sa tipovima fajlova koji treba ispuniti, kao što su Finansije, Ugovori, Korespondencija, itd., stavljajući prilagođeno označene fascikle iznad arhivskih fascikli. Da bi se izbeglo preopterećenje fascikli, fajlovi trebaju biti smješteni bez kašnjenja u odgovarajuću fasciklu. Uništavanje dokumenata koji su prešli svoju korisnost osigurava red i relevantne dokumente.
Evolucija prakse upravljanja dokumentima
Sa napredovanjem i evolucijom tehnologije, svet upravljanja dokumentima neprestano se menja i unapređuje. Neke osobe još uvijek čuvaju kartotekne šupljice zato što misle da su važne, ali tehnologija ih danas zamenjuje. U poslednje vreme, kartotekne šupljice su zamenjene sistemima za čuvanje u oblaku, kombinovanim sa softverom za upravljanje dokumentima, koji predstavlja moderne verzije kartoteknih šupljica. Fizičke kartotekne šupljice su još uvijek važne mnogim korporacijama koje rade sa dokumentima na dnevnoj bazi. One predstavljaju novu eru u kojoj organizacija može koristiti i kartotekne šupljice i najnoviju tehnologiju za svoje operacije - ono što se naziva hibridni pristup.
U krugu, kartotekne ostaju pouzdanom sistemom za čuvanje dokumenta. Razumevanjem različitih vrsta kartoteknih šifara koje su dostupne na tržištu, korisnici mogu da saznaju koja od njih je idealna za njihove specifične potrebe. Dobar upravljanje radnim prostorom može povećati produktivnost i za pojedince i za poslovne subjekte. Iako se metode arhiviranja sve više digitaliziraju i zahtevaju manje fizičkog prostora, kartotekne su još uvek važne kao ikada.