วิธีเลือกตู้เก็บเอกสารให้เหมาะกับออฟฟิศของคุณ

ประเภทของตู้เก็บเอกสารสำหรับใช้งานในออฟฟิศ

ตู้เก็บเอกสารแบบตั้งตรง: ทางเลือกเพื่อการประหยัดพื้นที่

ตู้เก็บเอกสารตั้งทํางานได้ดี เมื่อพื้นที่สํานักงานมีค่าสูง โดยเฉพาะในบริษัทขนาดเล็ก ที่มีค่าทุกชิ้นตาราง แนวคิดทั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังของอุปกรณ์เหล่านี้ คือการขึ้นไปข้างบน แทนที่จะออกไปข้างนอก ดังนั้นมันจึงเข้ากับมุมหรือติดผนัง ส่วนใหญ่ไม่กว้างมากเลย ซึ่งหมายความว่ามันสามารถเลื่อนลงใต้โต๊ะทํางาน หรือกดเข้าไปในช่องว่างที่ไม่สบาย ระหว่างชิ้นของเฟอร์นิเจอร์ โดยไม่เสียพลังเก็บของมาก ตู้ตั้งที่มีคุณภาพดี จะจัดการกับเอกสารขนาดตัวอักษรแบบมาตรฐาน และเอกสารทางกฎหมายที่ยาวนาน รุ่นใหม่หลายรุ่น มีชั้นวางของที่ปรับได้ และบางรุ่นมีชั้นเปิดให้คนทํางานสามารถจับสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องขุดขุดผ่านชั้นของไฟล์ การจัดตั้งแบบนี้ ช่วยให้ทุกอย่างเรียบร้อยโดยไม่ทําให้เกิดความวุ่นวาย

เพื่อค้นหาตัวเลือกที่น่าเชื่อถือในตู้เก็บเอกสารตั้งที่สมดุลระหว่างราคาถูกและคุณภาพ ตู้เก็บข้อมูลตั้ง Meet&Co .

ตู้เก็บเอกสารด้านข้าง: การเพิ่มความจุในการเก็บเอกสารสูงสุด

เมื่อสํานักงานต้องการการจัดเก็บของที่สําคัญ ตู้เก็บเอกสารข้างๆ จะช่วยให้มีพื้นที่ที่กว้าง ที่ทําให้มีพื้นที่ในตู้เก็บเอกสารมากมาย การตั้งค่าแบบแนวราบทําให้การค้นหาไฟล์ง่ายขึ้นมาก เพราะทุกอย่างอยู่บนพื้นราบๆ แทนที่จะบังคับให้คนขุดหาในชั้นของแฟ้ม ตู้พวกนี้เข้ากับห้องทํางานส่วนใหญ่โดยไม่ต้องใช้ความสูงของเพดาน เหมือนแบบตั้งแบบดั้งเดิม รุ่นส่วนใหญ่ก็มีล็อคด้วย ซึ่งเป็นสิ่งที่สําคัญมาก สําหรับการรักษาความปลอดภัยของสิ่งความลับ และยังคงรักษาความเรียบร้อยและเรียบร้อย ที่ลูกค้าคาดหวังที่จะเห็นในสถานที่มืออาชีพ

สำหรับผู้ที่กำลังมองหาตู้เก็บเอกสารแบบด้านข้างที่ให้ทั้งความสวยงามและการใช้งานครบครัน ตู้เก็บเอกสารแบบด้านข้าง Bush Furniture ควรค่าแก่การพิจารณา

ตัวเลือกแบบเคลื่อนย้ายได้และทนไฟเพื่อความยืดหยุ่นและความปลอดภัย

ตู้กระดาษม้วน ให้ความยืดหยุ่นสําหรับสถานที่ทํางานที่ต้องการการจัดเรียงใหม่เป็นประจํา ด้วยการติดตั้งกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลมกลม สําหรับความปลอดภัยของเอกสาร อย่างไรก็ตาม ไม่มีอะไรจะชนะหน่วยเก็บของกันไฟ กล่องพิเศษเหล่านี้ป้องกันเอกสารสําคัญจากไฟ และมักผ่านการทดสอบความปลอดภัยที่เข้มงวดที่กําหนดโดยหน่วยงานควบคุม โมเดลหลายรุ่นตอนนี้รวมกันกันกันไฟ กับความสามารถกันน้ํา เมื่อมองทั้งสองชนิดด้วยกัน ธุรกิจมักจะพบค่าที่ดีกว่าในระยะยาว ขณะที่ลดการสูญเสียจากอุบัติเหตุหรืออุบัติเหตุที่อาจทําลายบันทึกสําคัญที่เก็บอยู่ในถังโลหะมาตรฐาน

สำหรับตู้เก็บเอกสารแบบเคลื่อนย้ายได้ที่รวมความคล่องตัวและความหลากหลายในการใช้งาน ลองดู Hon 2-Drawer Vertical Filing Cabinet .

โดยสรุปแล้ว การเลือกตู้เก็บเอกสารให้เหมาะสมนั้นมีความสำคัญอย่างมากต่อการเพิ่มประสิทธิภาพระบบจัดเก็บเอกสารของออฟฟิศของคุณ เมื่อเลือกตู้ที่ตรงกับความต้องการเฉพาะของคุณ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและรับประกันความปลอดภัยของเอกสารสำคัญ

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับวัสดุ: โลหะเทียบกับไม้

ประโยชน์ของตู้เก็บเอกสารแบบโลหะในพื้นที่สำนักงาน

ตู้เก็บเอกสารเหล็กกลายเป็นอุปกรณ์มาตรฐานในสํานักงานส่วนใหญ่ เพราะมันไม่แตกเหมือนวัสดุอื่นๆ ความแข็งแรงของพวกมันจะทนต่อการใช้งานที่ยากทุกประเภท ในสถานที่ทํางานที่วุ่นวาย ที่ผู้คนถอดไฟล์ออกมา และยึดมันกลับเข้าไปตลอดทั้งวัน รุ่นเหล็กส่วนใหญ่มีล็อคที่เหมาะสมในปัจจุบันด้วย บวกกับเคลือบที่สว่างใส ที่ทนต่อการขีดข่วนจากการใช้งานประจําวัน แต่สิ่งที่สําคัญคือ สิ่งเหล่านี้จะอยู่นานแค่ไหน ตู้เหล็กที่มีคุณภาพดี จะใช้งานในสํานักงานเป็นสิบปี โดยไม่ต้องใช้ใหม่ ซึ่งช่วยประหยัดเงินในระยะยาว การ ทําความสะอาด เป็น งาน ที่ ไม่ ง่าย โดย ปกติ ก็ แค่ ล้าง ด้านบน แทน ที่ จะ ปัญหา การ ผง ไม้ หรือ ปัญหา เติม ธ อร์ มิต ที่ เป็น ปัญหา ของ ไม้ ที่ เป็น แทน นอกจากนี้ ผู้ผลิตหลายคนยังสร้างตู้เหล็กตามกฎความปลอดภัยที่เข้มงวด ดังนั้นบริษัทที่กังวลเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูล และความต้องการของกฎหมายจึงมักจะมุ่งหน้าไปยังตัวเลือกเหล่านี้ เมื่อจัดสรรพื้นที่ทํางานของพวกเขา

การใช้งานตู้ไม้ในเชิงความสวยงามและการใช้งาน

ตู้เก็บเอกสารไม้เพิ่มความหรูหราให้กับสภาพแวดล้อมสํานักงาน ที่โดดเด่นกับสไตล์ตกแต่งที่ทันสมัย นอกเหนือจากหน้าที่พื้นฐานของพวกมัน ชิ้นส่วนเหล่านี้สร้างบรรยากาศที่อบอุ่นขึ้นในพื้นที่ทํางาน ผงไม้ที่รวยๆ ส่งอารมณ์ดีขึ้น ที่สามารถยกอารมณ์ของบริษัท และทําให้ลูกค้าคิดดีขึ้นในบริษัท เมื่อพวกเขาเดินเข้ามา จากทางการทํางาน ตู้ไม้มีทุกชนิดของการจัดวางตู้ จากขนาดมาตรฐานไปยังส่วนพิเศษสําหรับเอกสารหรืออุปกรณ์ บางรุ่นมีชั้นวางของที่ปรับได้ภายใน สิ่งที่ดีคือพวกเขามีความสามารถในเรื่องของรูปร่าง ผู้ผลิตส่วนใหญ่ให้บริการสีสัน, ตัวเลือกสี, และตัวเลือกฮาร์ดแวร์ที่แตกต่างกัน เพื่อให้ธุรกิจสามารถสอดคล้องกับสีที่มีอยู่หรือความเป็นตัวตนของแบรนด์ ตู้ไม้ที่เลือกดี ไม่ใช่แค่เฟอร์นิเจอร์เก็บของอีกต่อไป มันกลายเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่กําหนดบุคลิกภาพของสํานักงานด้วยตัวเอง

การกำหนดขนาดและการจัดวางที่เหมาะสม

การประเมินผังสำนักงานและพื้นที่บนพื้น

การรู้จักกับการจัดทําสํานักงาน และพื้นที่ที่เหลือสําคัญมาก เมื่อพูดถึงการวางตู้เก็บเอกสารในจุดที่ถูกต้องรอบสถานที่ทํางาน วิธีการวางของเหล่านี้ มีผลต่อการผลิตของทุกคน และการที่คนสามารถหาสิ่งที่พวกเขาต้องการได้อย่างรวดเร็ว เมื่อใครบางคนดูว่าคนเดินผ่านสํานักงานได้อย่างไร และการทํางานจะดําเนินการอย่างไร ในแต่ละวัน พวกเขาจะพบที่ที่ดีกว่าสําหรับตู้เหล่านั้น ซึ่งทําให้ทุกอย่างทํางานได้เรียบร้อยและประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร การ ทํา การ วัด อย่าง แม่นยํา ก่อน ซื้อ ตู้ ช่วย ป้องกัน จาก สถานการณ์ ที่ ตู้ จะ ใช้ พื้น ที่ มากเกินไป หรือ จะ ทํา ให้ มี ช่องว่าง ที่ ไม่ สะดวก ระหว่าง โต๊ะ และ ผนัง และอย่าลืมตัวเลือกของเฟอร์นิเจอร์แบบโมดูล ชิ้นส่วนที่ปรับได้แบบนี้ช่วยให้สํานักงานดูสวยงามขึ้น และยังคงใช้งานได้ ทําให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงการจัดวางของตัวเองได้

การเลือกระหว่างลิ้นชักขนาดเล็ตเตอร์ (Letter-Size) และขนาดเลจอล (Legal-Size)

การเลือกขนาดตู้ที่เหมาะสม เมื่อซื้อตู้เก็บเอกสาร จะทําให้การจัดเก็บเอกสารในสํานักงานต่างๆ มีผลมาก ตู้ส่วนใหญ่มีตู้ขนาดตัวอักษร (ประมาณ 8.5 x 11 นิ้ว) หรือขนาดตามกฎหมาย (ประมาณ 8.5 x 14 นิ้ว) การให้ขนาดนี้ตรงกับกระดาษที่ใช้บ่อยที่สุดนั้น เป็นสิ่งที่สําคัญมาก กระดาษสํานักงานทั่วไปจะเข้ากับตู้ขนาดตัวอักษรได้ดี ในขณะที่สัญญาใหญ่ๆ และเอกสารทางกฎหมายนั้นต้องการพื้นที่เพิ่มเติมที่ให้กับตู้ขนาดตามกฎหมาย รุ่นกระเป๋าใหม่บางอันมีตู้ที่สามารถเปลี่ยนได้ตามความต้องการ ซึ่งทําให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นจริง เมื่อความต้องการในการเก็บเอกสารของพวกมันเปลี่ยนแปลงตามเวลา การดูว่าเอกสารบางเอกสารถูกเข้าถึงบ่อยแค่ไหน ช่วยกําหนดว่ามันควรไปไหน การวางของที่ใช้หนักไว้ใกล้ๆ และเก็บเอกสารที่ใช้ไม่ค่อยได้บ่อยไว้ข้างล่าง จะทําให้การทํางานได้ดีขึ้น และป้องกันทุกอย่างจากความวุ่นวาย

คุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่จำเป็นสำหรับการปกป้องเอกสาร

ระบบล็อกและควบคุมการเข้าถึง

ระบบล็อคที่ดี มีผลมาก เมื่อพูดถึงการรักษาความปลอดภัยของตู้เก็บเอกสาร และป้องกันเอกสารลับจากสายตาที่สงสัย ช่วงนี้ ตู้ที่ใช้กันส่วนใหญ่ มีหลายประเภท เช่น ล็อคสกุลมาตรฐาน ล็อคสกุลเลข และแม้แต่การล็อคแบบดิจิตอล รูปแบบบางรุ่นไปไกลกว่านี้ ด้วยการควบคุมการเข้าถึงเพิ่มเติม ที่จํากัดว่าใครจะได้เปิดไฟล์บางรุ่น สิ่งบางอย่างที่สําคัญมากในภาคต่างๆ เช่น การดูแลสุขภาพ หรือการเงิน ที่มีกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เข้มงวด องค์กรที่กําลังพิจารณาเลือกด้านความปลอดภัยของพวกเขา ควรพิจารณาไม่เพียงแค่ความปลอดภัยที่พวกเขาต้องการ แต่ยังต้องพิจารณามาตรฐานทางกฎหมายที่ใช้กับพวกเขาโดยเฉพาะ เนื่องจากความเป็นไปตามมักจะกําหนดความต้องการความปลอดภัยขั้นต่ําในหลายธุรกิจในปัจจุบัน

ค่าทนไฟและการกันน้ำ

ตู้เก็บเอกสารที่ทนไฟ มีบทบาทสําคัญในการปกป้องเอกสารสําคัญเมื่อเกิดไฟไหม้ การรู้ว่าความหมายของเกรดไฟนั้นสําคัญมาก สําหรับใครก็ตามที่กําลังซื้อของสําหรับการเก็บรักษา ตัวอย่างเช่น UL Rating มันแสดงว่าตู้เก็บของจะทนต่อไฟได้ดีแค่ไหน ตามการทดสอบมาตรฐาน หลายคนลืมเรื่องการปกป้องน้ําด้วย การ ป้องกัน น้ํา ไม่ เพียง สําหรับ การ ปก ป้อง กับ ภาวะ น้ําท่วม เท่า นั้น แต่ ยัง เป็น ที่ เหมาะ สําหรับ การ ป้องกัน การ หาย น้ํา ที่ เกิด จาก ผิดพลาด หรือ แม้ แต่ ระบบ เครื่อง พ่น ที่ ไม่ ใช้ งาน ได้ ธุรกิจควรนั่งลงและคิดดูว่าพวกเขาต้องเผชิญกับความเสี่ยงอะไรกันทุกวัน ก่อนที่จะเลือกตู้ การประเมินที่เหมาะสม จะทําให้มีความแตกต่างในการรักษาข้อมูลที่มีความลับปลอดภัย ไม่ว่าจะเป็นอากาศที่เต็มไปด้วยควัน หรือกระดาษที่เปียกที่คุกคามความสมบูรณ์แบบของเอกสาร

การจัดทำงบประมาณสำหรับการลงทุนในตู้เก็บเอกสาร

ทางแก้ที่ประหยัดต้นทุนสำหรับสำนักงานขนาดเล็ก

สํานักงานขนาดเล็กต้องหาวิธีการจัดเก็บข้อมูล ที่ไม่ใช้เงินมาก แต่ยังคงทํางานได้ดีต่อเนื่อง การมองไปที่ตู้มือสอง หรือรุ่นราคาถูก ที่มีของพอสมควร ทําให้มีเหตุผลสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ที่เริ่มต้น การเลือกแบบนี้ช่วยประหยัดเงิน โดยไม่ทําให้เกิดการขาดทุนในสิ่งที่สําคัญที่สุด สําหรับการดําเนินงานประจําวัน ตู้แบบโมดูลเป็นการเคลื่อนไหวที่ฉลาดอีกอย่าง เพราะมันเติบโตพร้อมกับธุรกิจ ดังนั้นจึงไม่จําเป็นต้องใช้เงินจํานวนมากในครั้งเดียว เมื่อความต้องการพื้นที่เปลี่ยนแปลง เมื่อซื้อของไปรอบ ๆ จําต้องคิดมากกว่าราคาสติ๊กเกอร์ ค่ารักษายังสําคัญ โดยเฉพาะสิ่งเล็กๆ ที่เพิ่มขึ้นหลังจากใช้งานมาเป็นปี กล่องที่ดีอาจจะมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้นในตอนแรก แต่สามารถช่วยลดปวดหัวในทาง

การประเมินความทนทานในระยะยาวเทียบกับต้นทุนเริ่มต้น

ตู้เก็บเอกสารที่มีคุณภาพสูงมักมีค่าใช้จ่ายสูงขึ้น แต่มักใช้งานได้นานกว่าตัวแทนที่ถูกกว่า เมื่อดูวัสดุ เช่น เหล็กหรือโลหะหนัก มันมีเหตุผลที่จะตรวจสอบว่าตู้เหล่านี้จะทนได้นานแค่ไหน ก่อนที่ต้องการเปลี่ยน ตู้ที่แพงกว่านี้อาจจะประหยัดเงินในระยะยาว เพราะมันจะไม่จําเป็นต้องเปลี่ยนทุกๆปี การ ตรวจ สอบ ระยะ เวลา ของ การ รับประกัน ก็ เป็น เรื่อง ที่ น่า สนใจ ด้วย เพราะ บริษัท ไม่ค่อย ให้ การ รับประกัน ยาวนาน กับ ผลิตภัณฑ์ ที่ รู้ ว่า จะ แตก ง่าย การ ใช้ เงิน เพิ่ม เติม ใน ขั้น ต่ํา นี้ ทํา ให้ มี ความ ปวด หัวน้อย ขึ้น เมื่อ หลัง เมื่อ มี การ ทํา งาน กับ กล่อง ที่ แตก หรือ ชั้น ที่ ล้ม ลง ความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างคุณภาพการสร้างและคุณสมบัติที่จําเป็น ช่วยให้ธุรกิจใด ๆ จัดระเบียบเอกสารโดยไม่ต้องเกิดความผิดหวังต่อเนื่องหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดหวังในทาง